Automatisation des comptes fournisseurs
Un logiciel qui traite les factures fournisseurs de leur arrivée jusqu'au paiement, avec le moins de saisie et de relances possible.
En bref
- Il automatise la saisie, le codage, le rapprochement, l'acheminement des approbations et la planification des paiements.
- La mesure du succès : la part des factures traitées sans que personne les touche.
- Les exceptions demandent encore des humains. L'automatisation les rend visibles au lieu de les enfouir.
L'automatisation des comptes fournisseurs consiste à confier à un logiciel le processus des comptes fournisseurs : recevoir les factures, les lire, les comparer aux commandes et aux réceptions, les envoyer pour approbation, planifier le paiement et les comptabiliser. L'objectif est de remplacer la saisie manuelle et les chaînes de courriels par des règles et des flux de travail.
Ce qui est automatisé
- Saisie : les factures arrivent par une adresse courriel dédiée, un portail fournisseur ou un réseau de facturation électronique, et leurs données sont extraites.
- Codage : fournisseur, comptes, centres de coûts et codes de taxe sont suggérés d'après les factures passées.
- Rapprochement : les factures sont comparées aux bons de commande et de réception ; celles qui respectent la tolérance passent seules.
- Approbation : les factures vont au bon approbateur selon le montant, le service ou le fournisseur.
- Paiement : les factures approuvées sont planifiées à l'échéance, ou avant si un escompte en vaut la peine.
La mesurer
Le chiffre le plus parlant est le taux de traitement sans intervention : la part des factures traitées de l'arrivée à la comptabilisation sans modification humaine. Le coût par facture et le délai entre réception et approbation sont aussi courants. L'automatisation atteint rarement 100 %, parce que certaines factures ont de vrais problèmes. Sa vraie valeur, c'est que ces exceptions sont signalées avec une raison, au lieu de dormir dans une boîte de réception.
Exemple chiffré
Avant et après
Un fabricant reçoit 1 800 factures par mois. En saisie manuelle, deux commis tapent chacune et relancent les approbations par courriel ; il faut en moyenne neuf jours pour approuver une facture. Après l'automatisation, 1 260 factures (70 %) concordent avec leur commande et leur réception et sont comptabilisées sans intervention. L'équipe se consacre aux 540 exceptions, et le délai d'approbation tombe à trois jours.