Circuit d'approbation
L'ensemble des règles qui déterminent qui doit approuver un achat, une dépense ou une facture, et dans quel ordre, avant le paiement.
En bref
- Les approbateurs dépendent généralement du montant, du service et du type de dépense.
- Une délégation de pouvoirs précise qui peut approuver quoi.
- La personne qui approuve ne devrait pas être celle qui demande ni celle qui paie.
Le circuit d'approbation achemine une demande d'argent vers les personnes qui doivent l'accepter. Il s'applique aux demandes d'achat, aux notes de frais et aux factures fournisseurs, et répond à trois questions : qui approuve, dans quel ordre, et que se passe-t-il sans réponse.
Comment l'acheminement est décidé
- Montant : les petites factures vont au responsable du budget ; les plus grosses exigent aussi un directeur ou le chef des finances.
- Service ou centre de coûts : le gestionnaire de l'équipe qui dépense approuve.
- Type de dépense : un logiciel peut exiger l'accord des TI ; un contrat, celui du juridique.
- Exceptions : une facture sans bon de commande, ou qui le dépasse, peut exiger une étape de plus.
Le contrôle derrière
Le circuit d'approbation met en pratique la séparation des tâches. La personne qui demande un achat, celle qui l'approuve et celle qui le paie devraient être différentes. Une délégation de pouvoirs écrite, parfois appelée matrice d'approbation, fixe les limites de chaque rôle pour que les approbations soient cohérentes et vérifiables.
Garder le rythme
Un circuit trop rigide crée des goulots d'étranglement. Les rappels, les délégués pour les absences, l'approbation mobile et l'approbation par exception plutôt que ligne par ligne aident. Chaque approbation doit être consignée, avec son auteur et sa date, pour que la piste d'audit soit complète.
Exemple chiffré
Une matrice à trois paliers
Dans une entreprise de 200 personnes, les factures jusqu'à 5 000 $ exigent le responsable du budget ; de 5 000 $ à 25 000 $, aussi le directeur du service ; au-delà de 25 000 $, aussi le chef des finances. Une facture marketing de 12 400 $ va au gestionnaire marketing, puis au directeur marketing, et est payée une fois les deux approbations obtenues.