Catégorie de dépense
L'étiquette qui indique à quoi a servi une dépense, comme déplacements, repas ou logiciels, et dans quel compte du grand livre elle est inscrite.
En bref
- Les catégories font le pont entre ce que comprennent les employés et le plan comptable.
- Trop de catégories, et les gens devinent ; trop peu, et les rapports ne disent rien.
- Certaines catégories portent des règles fiscales, comme la limite de 50 % sur les repas : un mauvais codage coûte de l'argent.
Une catégorie de dépense classe un achat selon sa nature. Quand un employé choisit « Repas » ou « Billets d'avion », ce choix décide du compte du grand livre où tombe le coût, de la façon dont il apparaît dans les rapports de gestion et parfois de son traitement fiscal.
Catégories et plan comptable
Les catégories sont généralement une couche plus conviviale par-dessus le plan comptable. Un employé n'a pas à savoir que le compte 6420 est « Déplacements : transport terrestre ». Il choisit « Taxi et covoiturage », et la correspondance fait le reste. Plusieurs catégories peuvent pointer vers un même compte, et une catégorie peut pointer vers des comptes différents selon le service ou le centre de coûts.
Trouver la bonne liste
Une liste trop longue pousse à deviner : quand « Logiciels », « Abonnements », « SaaS » et « Services TI » coexistent, le même outil est codé de quatre façons. Une liste trop courte cache les dépenses dans « Autres ». La plupart des entreprises s'arrêtent entre 15 et 30 catégories pour les dépenses des employés.
Pourquoi c'est important pour l'impôt
Les catégories portent des règles. Les repas et la représentation sont déductibles à 50 % au Canada, les immobilisations doivent être immobilisées et certains achats exigent un traitement fiscal particulier. Un verre codé en fournitures de bureau n'est pas qu'une erreur de rapport : il gonfle la déduction.
Exemple chiffré
Un reçu, plusieurs catégories
Une facture d'hôtel de 486 $ comprend deux nuits à 199 $, un souper à la chambre de 48 $ et 40 $ de stationnement. L'hébergement va en Déplacements : hébergement, le souper en Repas (déductible à 50 %) et le stationnement en Déplacements : transport terrestre. Codée en une seule ligne « Déplacements », la facture ferait oublier la limite de 50 % sur le repas.