Reçu détaillé
Un reçu qui détaille chaque article acheté, avec son prix et la taxe facturée, plutôt qu'un simple total.
En bref
- Les bordereaux de carte et les relevés bancaires montrent un total, pas ce qui a été acheté.
- Les politiques de dépenses exigent souvent le détail, par exemple pour exclure l'alcool ou vérifier un plafond de repas.
- Le détail montre aussi quels articles étaient taxables et à quel taux.
Un reçu détaillé ventile l'achat ligne par ligne : chaque produit ou service, la quantité, le prix unitaire, les rabais, les taxes de vente et le total. C'est la différence entre savoir que quelqu'un a dépensé 140 $ au restaurant et savoir qu'il s'agissait de trois dîners, deux cafés et une bouteille de vin.
Pourquoi les finances le demandent
Beaucoup de politiques de dépenses remboursent certains articles et pas d'autres. L'alcool est le cas classique, mais il y en a d'autres : des achats personnels sur une facture d'hôtel, un surclassement sur un vol, une carte-cadeau payée avec une carte d'entreprise. Sans reçu détaillé, l'approbateur doit refuser la demande ou approuver une dépense qu'il ne voit pas.
Les bordereaux du terminal, les relevés bancaires et les flux de cartes ne suffisent pas. Ils prouvent qu'un paiement a eu lieu et son montant, pas ce qu'il a payé.
Le détail des taxes
Les paniers mixtes sont fréquents. À l'épicerie, les produits alimentaires de base sont détaxés, alors que les grignotines et les produits ménagers sont taxables. Le reçu détaillé montre quelles lignes portaient de la taxe, ce dont le comptable a besoin pour demander le bon crédit de taxe plutôt que de deviner à partir du total.
Comment obtenir un reçu détaillé
Demandez-le au moment de l'achat. La plupart des caisses peuvent l'imprimer ou l'envoyer par courriel, et un restaurant imprime l'addition détaillée sur demande au lieu du seul bordereau de carte. Pour une commande en ligne, les lignes figurent dans le courriel de confirmation et dans l'historique des commandes de votre compte. Pour un séjour à l'hôtel, le reçu détaillé est le folio, que la réception peut envoyer par courriel au départ.
Exemple chiffré
Isoler le vin
Un représentant soumet un reçu de souper de 168,00 $. Le détail montre 112,00 $ de nourriture, une bouteille de vin à 38,00 $ et 18,00 $ de taxes à 12 %. La politique exclut l'alcool : l'approbateur rembourse la nourriture et sa part de taxes, soit 125,44 $, et le reste est traité comme personnel. Avec le seul bordereau de carte, cette répartition aurait été devinée.