Carte d'entreprise
Une carte de paiement remise aux employés pour les dépenses d'affaires, facturée à l'entreprise plutôt que payée par l'employé.
En bref
- Les employés n'avancent plus les frais d'affaires avec leur propre argent.
- Chaque achat apparaît dans un flux, mais il lui faut quand même un reçu et une catégorie.
- La responsabilité peut revenir à l'entreprise, à l'employé ou aux deux, selon le programme.
Une carte d'entreprise est une carte de crédit ou de paiement qu'une entreprise remet à ses employés pour les dépenses liées au travail : déplacements, repas, logiciels, fournitures. L'entreprise reçoit le relevé et le paie ; les employés n'ont plus à payer personnellement puis à attendre un remboursement.
Les modèles de responsabilité
- Responsabilité de l'entreprise : l'entreprise répond de tous les débits. C'est le modèle le plus courant chez les PME.
- Responsabilité individuelle : l'employé répond envers l'émetteur et se fait rembourser ses dépenses, un modèle fréquent dans les grandes entreprises.
- Responsabilité conjointe : l'employé répond des achats personnels, l'entreprise des achats d'affaires.
La carte ne supprime pas la paperasse
Une transaction par carte prouve qu'une somme a été versée à un commerçant. Elle ne dit pas ce qui a été acheté, si c'était permis ni combien de taxes étaient incluses. Chaque débit doit encore être rapproché d'un reçu et recevoir une catégorie avant d'être comptabilisé, et le programme doit encore avoir des plafonds et des règles. Ce qui change, c'est le sens du travail : au lieu que les employés demandent à être remboursés, les finances courent après les reçus de débits déjà faits.
Exemple chiffré
Un débit, du début à la fin
Une gestionnaire de comptes paie un abonnement logiciel de 89,97 $ avec sa carte d'entreprise. Le débit apparaît dans le flux le lendemain matin. Le reçu reçu par courriel y est rapproché, les 10,35 $ de TVH sont isolés et le reste est codé Logiciels. En fin de mois, l'entreprise paie le relevé complet en un seul paiement.