Avance de frais
Une somme remise à un employé avant un déplacement ou un achat, à justifier ensuite avec des reçus en rendant le montant non utilisé.
En bref
- Une avance n'est pas une dépense au moment du versement : l'employé la doit jusqu'à ce que des reçus la remplacent.
- Elle aide les employés qui ne peuvent pas, ou ne devraient pas, avancer les frais avec une carte personnelle.
- Les avances jamais régularisées sont une source courante de pertes et peuvent devenir un revenu imposable.
Une avance de frais est versée à un employé avant qu'il dépense : avant un salon, une mission sur le terrain ou une visite d'un site éloigné où une carte d'entreprise ne fonctionnera pas. Elle est inscrite comme somme à recevoir de l'employé, et non comme une dépense, puisque l'entreprise ne sait pas encore à quoi l'argent servira.
Régulariser une avance
Au retour, l'employé soumet une note de frais avec ses reçus. Les dépenses approuvées viennent en déduction de l'avance. S'il a dépensé moins, il rembourse la différence ; s'il a dépensé plus, l'entreprise lui verse l'excédent. C'est seulement à ce moment que les dépenses entrent dans les livres, dans les bonnes catégories.
Pourquoi il faut les suivre
Les avances se versent facilement et s'oublient aussi facilement. Une avance ouverte, c'est de l'argent payé sans rien en retour, et au bout de quelques mois elle devient discrètement une radiation. La bonne pratique : fixer un délai de régularisation, bloquer toute nouvelle avance tant qu'une ancienne est ouverte et revoir les soldes à chaque fin de mois.
Sur le plan fiscal, une avance correctement justifiée n'est pas un revenu pour l'employé. Une avance jamais régularisée peut être traitée comme un avantage imposable ou, selon les règles américaines, comme du salaire.
Beaucoup d'entreprises ont d'ailleurs remplacé les avances par des cartes d'entreprise, qui enregistrent chaque achat au moment où il a lieu.
Exemple chiffré
Une visite dans le Nord
Un technicien reçoit une avance de 600 $ pour une visite de quatre jours dans une mine éloignée. Il soumet des reçus pour 512,40 $ : essence, repas et une nuit de motel. L'entreprise inscrit 512,40 $ de frais de déplacement et le technicien rembourse 87,60 $. La somme à recevoir de 600 $ est soldée.