Justification des dépenses
La preuve qu'une dépense est réelle et engagée pour l'entreprise : montant, date, lieu et motif d'affaires, appuyés par un reçu.
En bref
- Le reçu prouve ce qui a été payé. La justification explique aussi pourquoi c'est une dépense d'entreprise.
- Les repas et la représentation exigent généralement de noter les participants et l'objet.
- Un remboursement non justifié peut être traité comme un revenu imposable pour l'employé.
La justification des dépenses regroupe les preuves qu'une dépense a été engagée et qu'elle avait un motif d'affaires. Le reçu couvre la première moitié. La seconde, le pourquoi, doit généralement être ajoutée par la personne qui a dépensé.
Ce qu'elle comprend habituellement
- Le montant et la date : tirés du reçu ou de la facture.
- Le lieu : le commerçant et l'endroit.
- Le motif d'affaires : la rencontre, le déplacement ou le projet visé.
- Les participants : pour les repas et la représentation, qui était présent et à quel titre.
Pourquoi c'est important pour l'impôt
Quand un employeur rembourse un employé, le montant n'est généralement pas imposable pour ce dernier s'il rembourse une vraie dépense d'entreprise et qu'il est justifié. Au Canada, le remboursement appuyé de reçus de dépenses engagées pour le compte de l'employeur n'est généralement pas un avantage imposable, alors qu'une allocation forfaitaire peut l'être selon qu'elle est raisonnable ou non. Aux États-Unis, les règles de l'IRS sur les « accountable plans » exigent une justification dans un délai raisonnable et le retour des avances excédentaires, faute de quoi les sommes deviennent du salaire.
La justification est plus simple quand elle est notée sur le moment. Un motif rédigé un mois plus tard, de mémoire, est souvent vague et difficile à défendre.
Exemple chiffré
Un souper client bien appuyé
Une associée soumet un souper de 236,40 $. Le reçu détaillé couvre le montant, la date et le restaurant. La demande ajoute : « Souper avec J. Tremblay et A. Singh de Nordale inc. pour discuter du mandat d'audit 2026. » Avec les participants et l'objet consignés, la dépense est déductible et le remboursement reste non imposable pour l'associée.