Document source
Le document d'origine qui prouve qu'une opération a eu lieu, comme un reçu, une facture, un contrat ou un relevé bancaire.
En bref
- Chaque écriture comptable devrait renvoyer à au moins une pièce justificative.
- Les pièces viennent de l'extérieur de la comptabilité ; l'écriture n'en est que le résumé.
- Sans pièce, une écriture n'est qu'une affirmation non appuyée.
Un document source, ou pièce justificative, est la première preuve d'une opération. Il naît au moment de l'opération, généralement hors de l'équipe comptable : un fournisseur émet une facture, une caisse imprime un reçu, une banque produit un relevé, un client signe un contrat.
Pièces et écritures
La tenue de livres transforme les pièces justificatives en écritures. L'écriture consigne les comptes, les montants et la date ; la pièce prouve que ces chiffres sont réels. C'est ce lien que l'audit vérifie. L'auditeur choisit des écritures et demande les pièces qui les appuient, puis choisit des pièces et vérifie qu'elles ont été comptabilisées.
Exemples courants
- Factures de vente et d'achat
- Reçus de dépenses
- Relevés bancaires et de carte
- Contrats et bons de commande
- Registres de paie et feuilles de temps
- Bons de réception et bordereaux de livraison
Les documents que l'entreprise produit pour elle-même, comme un tableur qui résume des dépenses, ne sont pas des pièces justificatives à eux seuls. Ce sont des résumés utiles, mais ils n'ont de poids qu'avec les reçus d'origine derrière eux.
Exemple chiffré
Derrière une charge à payer
À la fin de l'exercice, une comptable inscrit une charge à payer de 6 200 $ pour des honoraires juridiques non encore facturés. L'écriture cite deux pièces : la lettre de mandat qui fixe le taux horaire et le courriel du cabinet confirmant 24,8 heures travaillées en décembre. Quand la facture arrive en janvier, elle devient la pièce justificative de la contrepassation et de l'écriture définitive.