Écriture comptable
L'inscription d'une opération dans le système comptable, qui indique les comptes touchés et le montant au débit et au crédit de chacun.
En bref
- Toute écriture doit être équilibrée : le total des débits égale le total des crédits.
- Les opérations courantes sont inscrites automatiquement par les grands livres auxiliaires ; les écritures manuelles servent aux charges à payer, aux ajustements et aux corrections.
- Les écritures manuelles sont les plus risquées et exigent généralement une révision et des pièces.
L'écriture comptable est l'unité de base de la tenue de livres. Elle consigne une opération ou un ajustement avec une date, une description, les comptes touchés et un montant au débit ou au crédit pour chacun. Une fois reportée, elle met à jour les soldes du grand livre.
Débits et crédits
Selon la partie double, chaque écriture a au moins un débit et un crédit, et les totaux doivent concorder. Les débits augmentent les actifs et les charges et diminuent les passifs, les capitaux propres et les produits ; les crédits font l'inverse. Acheter à crédit 800 $ de fournitures, c'est un débit à Fournitures et un crédit à Comptes fournisseurs.
Écritures automatiques et manuelles
La plupart des écritures sont créées automatiquement : inscrire une facture fournisseur, une facture client ou une paie génère l'écriture en arrière-plan. Les écritures de journal manuelles sont rédigées par les comptables pour tout le reste : charges à payer, amortissement des charges payées d'avance, amortissement des immobilisations, reclassements, corrections et ajustements de fin de période.
Contrôler les écritures manuelles
Une écriture manuelle peut déplacer n'importe quel montant entre n'importe quels comptes : c'est là que les erreurs et la fraude sont les plus probables. La bonne pratique : exiger une description claire et des pièces justificatives pour chacune, les faire réviser par une autre personne que leur auteur, et surveiller les écritures inhabituelles, comme les gros montants ronds, les écritures inscrites après la clôture ou celles qui touchent des comptes rarement utilisés.
Exemple chiffré
Une police d'assurance payée d'avance
Le 1er janvier, une entreprise paie 12 000 $ pour un an d'assurance. Écriture : débit Assurance payée d'avance 12 000 $, crédit Banque 12 000 $. À la fin de chaque mois, une écriture d'ajustement passe un mois en charge : débit Assurances 1 000 $, crédit Assurance payée d'avance 1 000 $.