Conservation des documents
Les règles qui fixent combien de temps et sous quelle forme une entreprise doit conserver ses registres financiers avant de pouvoir les détruire.
En bref
- Au Canada, l'ARC et Revenu Québec exigent généralement six ans à partir de la fin de l'année d'imposition visée.
- Les copies électroniques sont acceptées si elles sont complètes, lisibles et consultables.
- La durée peut s'allonger, par exemple pendant une opposition ou un appel.
La conservation des documents précise combien de temps et comment garder les documents financiers. Elle vise les reçus, les factures, les relevés bancaires, les contrats, les registres de paie et les livres eux-mêmes, y compris les fichiers et les données du logiciel qui les a produits.
Combien de temps
- Canada : l'ARC exige généralement de conserver les registres six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Revenu Québec applique une règle semblable de six ans.
- États-Unis : l'IRS demande généralement trois ans à partir de la production, davantage dans certains cas, comme six ans en cas de revenus nettement sous-déclarés ou sept pour les pertes sur créances irrécouvrables.
- Royaume-Uni : les sociétés conservent généralement leurs registres six ans après la fin de l'exercice.
Les documents liés à un différend, une opposition ou un appel doivent être gardés jusqu'à son règlement, même au-delà de la durée normale.
Papier, numérisation et données
Les autorités fiscales acceptent les documents électroniques, y compris le papier numérisé, à condition que la copie soit complète et lisible et que les documents puissent être produits sur demande. C'est ce dernier point qui piège : des registres conservés dans un système qu'on ne paie plus, ou dans un format que personne ne peut ouvrir, peuvent ne pas être considérés comme conservés.
Exemple chiffré
Quand détruire un reçu de 2025
Une société canadienne dont l'exercice se termine le 31 décembre achète des chaises de bureau en mars 2025. L'achat se rapporte à l'année d'imposition 2025, qui se termine le 31 décembre 2025. Six ans plus tard, c'est le 31 décembre 2031. Le reçu, ou une copie numérique lisible, doit être conservé au moins jusque-là, et plus longtemps si la déclaration 2025 fait l'objet d'une opposition.