Note de frais
La liste des dépenses d'affaires qu'un employé soumet pour approbation et remboursement, avec un reçu pour chaque élément.
En bref
- Elle regroupe les dépenses, généralement par déplacement ou par mois, pour une seule approbation.
- Chaque ligne exige une date, un commerçant, un montant, une catégorie, les taxes et un reçu.
- Avec une carte d'entreprise, la note sert à justifier les débits plutôt qu'à demander un remboursement.
La note de frais est la façon dont un employé déclare ce qu'il a dépensé et demande l'approbation. Autrefois un tableur avec les reçus agrafés derrière, c'est aujourd'hui généralement un ensemble de dépenses dans une application, soumises ensemble.
Ce qu'il faut sur chaque ligne
- La date et le commerçant
- Le montant, avec les taxes de vente distinctes
- La catégorie et, au besoin, le projet, le client ou le centre de coûts
- Le motif d'affaires
- Le reçu lui-même
Dépenses remboursables ou par carte
Une note peut contenir deux types de dépenses. Les dépenses payées avec une carte personnelle ou en argent comptant créent une somme due à l'employé, versée après l'approbation. Les dépenses par carte d'entreprise sont déjà payées : la note sert à y joindre reçus, catégories et approbation. Beaucoup de notes mélangent les deux.
Le problème des notes de frais
Une note préparée en fin de mois souffre de reçus manquants et de souvenirs flous. L'approbateur voit une longue liste et approuve le total plutôt que les lignes. Ajouter les dépenses au fil de l'eau, avec les reçus capturés sur place, garde les notes courtes, exactes et rapides à approuver.
Exemple chiffré
Deux jours à Ottawa
La note d'une consultante indique un billet de train de 312 $, une nuit d'hôtel à 219 $, trois repas totalisant 96 $ et un taxi de 24 $. Total : 651 $, dont le train et l'hôtel payés avec la carte d'entreprise, et 120 $ de repas et de taxi payés personnellement. À l'approbation, les débits de carte sont justifiés et 120 $ sont remboursés avec la paie suivante.