Note de débit
Un document qu'un acheteur envoie à un fournisseur pour réduire ce qu'il lui doit, par exemple après un retour de marchandises ou une surfacturation.
En bref
- C'est le côté acheteur d'une correction ; la note de crédit est le côté fournisseur.
- Elle réduit le compte fournisseur jusqu'à ce que le fournisseur émette la note de crédit correspondante.
- Les taxes inscrites sur la facture d'origine doivent aussi être ajustées.
Une note de débit est émise par un acheteur pour informer un fournisseur qu'il réduit le montant dû. Les raisons courantes : marchandises retournées ou endommagées pendant le transport, prix plus élevé que convenu, livraison incomplète.
Note de débit ou note de crédit
Les deux décrivent la même correction, vue de deux côtés. L'acheteur émet la note de débit pour réclamer la réduction ; le fournisseur émet la note de crédit pour la confirmer. Souvent, la note de débit de l'acheteur déclenche la note de crédit du fournisseur. Certaines entreprises emploient aussi « note de débit » pour un frais supplémentaire du fournisseur, comme du transport en plus : le contexte compte.
Comment l'inscrire
L'acheteur réduit le compte fournisseur et contrepasse la charge ou le stock correspondant. Si des taxes ont été inscrites sur la facture d'origine, le CTI et le RTI doivent être réduits d'autant. Au Canada, les règles de la TPS/TVH permettent de documenter un ajustement de prix soit par une note de crédit du fournisseur, soit par une note de débit de l'acheteur, pourvu qu'elle contienne les renseignements requis.
Garder les choses en ordre
Les notes de débit jamais reconnues par le fournisseur expliquent souvent pourquoi les relevés fournisseurs ne concordent pas avec les livres de l'acheteur. Les suivre jusqu'à l'arrivée de la note de crédit, ou jusqu'à la confirmation du solde ajusté, évite les litiges et les doubles paiements.
Exemple chiffré
Douze caisses brisées
Une chaîne d'épiceries reçoit 200 caisses de verrerie facturées 18 $ chacune, mais 12 arrivent brisées. Elle émet une note de débit de 12 × 18 $ = 216 $ plus 28,08 $ de TVH et paie la facture moins 244,08 $. Quand la note de crédit du fournisseur arrive une semaine plus tard, elle est rapprochée de la note de débit et les deux sont fermées.