Rapprochement des relevés fournisseurs
La comparaison du relevé de compte d'un fournisseur avec vos propres comptes fournisseurs, en expliquant chaque écart.
En bref
- Elle détecte les factures manquantes, les crédits non inscrits, les doubles paiements et les paiements mal imputés.
- La plupart des écarts sont temporels : des éléments en transit entre les deux livres.
- Un rapprochement régulier avec les principaux fournisseurs évite les litiges et les surprises en fin d'exercice.
Le rapprochement des relevés fournisseurs vérifie que ce qu'un fournisseur dit que vous lui devez correspond à ce qu'indiquent vos livres. Les fournisseurs envoient des relevés qui listent les factures, les notes de crédit et les paiements. Les comptes fournisseurs comparent cette liste au solde du fournisseur dans le grand livre auxiliaire et expliquent chaque écart.
Les écarts typiques
- Factures au relevé mais pas dans vos livres : perdues, envoyées à la mauvaise adresse ou en attente d'approbation.
- Paiements en transit : vous avez payé, mais le fournisseur ne l'avait pas encore imputé à la date du relevé.
- Notes de crédit : émises par le fournisseur mais non inscrites chez vous, ou réclamées par vous et pas encore émises.
- Doublons : une facture inscrite ou payée deux fois.
- Paiements mal imputés : le fournisseur a appliqué votre paiement à la mauvaise facture.
Pourquoi c'est important
Le rapprochement trouve les problèmes quand ils sont encore petits. Une facture manquante trouvée maintenant peut encore être payée à temps ; trouvée dans six mois, elle arrive avec des frais de retard et un fournisseur mécontent. Il détecte aussi les doubles paiements, bien plus faciles à récupérer rapidement. En fin d'exercice, les auditeurs demandent souvent ces rapprochements pour les principaux fournisseurs afin de confirmer que les comptes fournisseurs sont complets.
Exemple chiffré
Un écart de 14 200 $
Le relevé d'un fournisseur indique un solde de 48 600 $. Le grand livre auxiliaire indique 34 400 $. L'écart de 14 200 $ se décompose en deux factures totalisant 11 500 $ envoyées au courriel d'un ancien employé et jamais saisies, plus un paiement de 2 700 $ fait le 30 que le fournisseur n'avait pas encore imputé. Les deux factures sont saisies et approuvées, et les soldes concordent.