Rapprochement des reçus
L'association de chaque reçu à la transaction de carte ou de banque correspondante, pour que chaque débit ait sa preuve et chaque reçu son paiement.
En bref
- Le rapprochement compare le montant, la date et le nom du commerçant, et chacun peut différer entre le reçu et le relevé.
- Les pourboires, le change et les préautorisations expliquent la plupart des montants qui ne concordent pas.
- Ce qui reste non rapproché, dans un sens ou dans l'autre, forme la liste de tâches : reçus manquants ou débits inexpliqués.
Le rapprochement des reçus relie un reçu à une transaction d'un flux de carte ou de banque. Une fois relié, le débit a sa pièce justificative, et l'on sait que le reçu a été payé par un compte de l'entreprise plutôt qu'à titre personnel.
Comment se fait l'appariement
Les systèmes comparent trois indices :
- Le montant : le total du reçu par rapport au débit comptabilisé.
- La date : la date d'achat par rapport à la date de transaction, en tenant compte du jour ou deux que peut prendre la comptabilisation.
- Le commerçant : le nom sur le reçu par rapport au libellé du relevé, souvent abrégé ou au nom d'une société mère.
Pourquoi les montants diffèrent
Un restaurant préautorise l'addition et le débit final inclut le pourboire. Un hôtel bloque un dépôt et facture un autre montant au départ. Un achat en dollars américains est comptabilisé en dollars canadiens au taux de la banque. Un bon rapprochement tolère ces écarts dans des limites fixées au lieu de les traiter comme des erreurs.
Ce qui reste après le rapprochement est la partie utile. Les débits sans reçu sont à relancer. Les reçus sans débit sont soit des achats sur une carte personnelle à rembourser, soit des doublons.
Exemple chiffré
Un pourboire qui empêche l'appariement exact
Le reçu d'un dîner d'équipe indique 84,00 $ avant pourboire. Le flux de carte montre 100,80 $ deux jours plus tard, au nom de « SQ *BISTRO LAURIER ». Les dates sont dans la fenêtre de comptabilisation, le commerçant concorde une fois le préfixe du processeur retiré, et l'écart de 20 % respecte la tolérance de pourboire. Le système les relie et inscrit 16,80 $ comme pourboire.