Allocation de déplacement
Un montant fixe que l'employeur verse pour les frais de déplacement d'un employé, au lieu de rembourser chaque dépense sur reçus.
En bref
- Une allocation verse un montant fixe. Un remboursement paie le coût réel sur reçus.
- Au Canada, elle n'est pas imposable si le déplacement est requis, hors du lieu de travail habituel, et le montant raisonnable.
- Aux États-Unis, elle reste hors du salaire si elle est versée dans un régime avec reddition de comptes.
Une allocation de déplacement (ou allocation de voyage) est une somme que l'employeur verse pour couvrir les frais d'un déplacement de travail, fixée d'avance plutôt que calculée à partir des reçus. Ce peut être un montant par jour pour les repas et faux frais, un taux par kilomètre pour l'utilisation d'un véhicule, un forfait par voyage ou un montant mensuel pour les employés qui se déplacent souvent.
Allocation ou remboursement
Avec un remboursement, l'employé paie, remet ses reçus et récupère le coût réel. Avec une allocation, il reçoit le montant prévu, peu importe ce qu'il dépense vraiment. L'allocation réduit la paperasse, le remboursement suit le coût réel de plus près. Beaucoup de politiques combinent les deux : une allocation pour les repas et faux frais, un remboursement au coût réel pour les vols et l'hôtel.
Traitement fiscal au Canada
L'ARC considère qu'une allocation de déplacement n'est pas imposable quand l'employé doit se déplacer pour son travail, que le déplacement se fait hors de la municipalité et de la région métropolitaine où il se présente habituellement au travail, et que le montant est raisonnable. Une allocation qui ne remplit pas ces conditions, par exemple versée alors que l'employé n'avait pas à se déplacer ou nettement supérieure aux coûts raisonnables, est un revenu d'emploi imposable. Les allocations pour véhicule suivent leurs propres règles.
Traitement fiscal aux États-Unis
L'IRS regarde si l'employeur a un régime avec reddition de comptes (accountable plan). Les dépenses doivent avoir un lien avec le travail, l'employé doit en rendre compte dans un délai raisonnable et rembourser tout excédent. Selon la méthode de la date fixe de l'IRS, cela veut dire rendre compte dans les 60 jours et rembourser l'excédent dans les 120 jours. Les allocations versées ainsi ne sont pas un salaire; celles d'un régime sans reddition de comptes le sont.
Fixer le montant
Beaucoup d'employeurs canadiens prennent comme référence les taux du Conseil national mixte pour les repas et faux frais, et les taux par kilomètre de l'ARC pour les véhicules. Nos pages sur les indemnités de repas du CNM et le taux kilométrique de l'ARC donnent les montants à jour.
Exemple chiffré
Le mois d'un technicien
Un technicien au Québec visite des clients dans toute la région. Son employeur lui verse 60 $ par jour pour les repas et faux frais les jours passés hors de la municipalité où il se présente au travail, bien sous les taux du CNM qu'il prend comme référence. Sur un mois de neuf jours de déplacement, l'allocation atteint 540 $. Comme le déplacement est requis, hors du lieu de travail habituel et le montant raisonnable, elle ne s'ajoute pas à son revenu d'emploi.