Indemnité kilométrique
Le paiement aux employés d'un taux par kilomètre pour les déplacements d'affaires faits avec leur propre véhicule.
En bref
- Le taux couvre l'essence, l'usure, l'assurance et la dépréciation : aucun reçu d'essence n'est nécessaire.
- Au Canada, une allocation raisonnable calculée uniquement sur les kilomètres d'affaires n'est généralement pas imposable. L'ARC publie des taux de référence chaque année.
- Un registre des dates, destinations, motifs et distances appuie la réclamation.
L'indemnité kilométrique dédommage l'employé qui utilise son véhicule personnel pour le travail. Au lieu de rembourser l'essence et une part des réparations, l'entreprise paie un taux fixe par kilomètre parcouru pour affaires.
Comment fonctionne le taux
Le taux vise à couvrir le coût complet d'une voiture : essence, entretien, assurance, dépréciation. Chaque année, l'ARC publie les montants par kilomètre qu'elle juge raisonnables, avec un taux plus élevé pour les 5 000 premiers kilomètres, un taux plus bas au-delà et des taux légèrement supérieurs dans les territoires. L'employeur peut utiliser ces taux ou les siens, pourvu que l'allocation soit raisonnable.
Imposable ou non
Au Canada, une allocation n'est généralement pas un avantage imposable si elle est raisonnable et calculée uniquement en fonction des kilomètres d'affaires. Une allocation automobile mensuelle fixe, indépendante de la distance, est généralement imposable. Aux États-Unis, le remboursement jusqu'au taux standard de l'IRS, dans le cadre d'un « accountable plan », n'est pas imposable.
Ce qui compte comme déplacement d'affaires
Le trajet entre la maison et le lieu de travail habituel est un déplacement personnel, non remboursable. Les trajets vers des clients, des fournisseurs, d'autres bureaux ou des lieux de travail temporaires comptent. Un registre indiquant pour chaque trajet la date, le point de départ et d'arrivée, le motif et la distance est la preuve attendue par les autorités fiscales.
Exemple chiffré
Un mois de visites clients
Un représentant inscrit 640 kilomètres d'affaires en mars pour 11 visites clients. Au taux de l'entreprise de 0,70 $ le kilomètre, il reçoit 448 $. Le taux est dans ce que l'ARC juge raisonnable et le calcul repose uniquement sur la distance : les 448 $ ne sont pas un avantage imposable. Aucun reçu d'essence n'est nécessaire ; le registre des trajets sert de preuve.