Intégration des fournisseurs
La collecte et la vérification des renseignements d'un nouveau fournisseur, comme sa raison sociale, ses numéros de taxes, ses coordonnées bancaires et ses documents de conformité, avant qu'il puisse être payé.
En bref
- C'est la première ligne de défense contre les faux fournisseurs et la fraude au paiement.
- Les renseignements fiscaux recueillis ici décident si les crédits de taxe peuvent être demandés et si une retenue s'applique.
- Un processus lent pousse les gens à le contourner : il doit être rapide autant que rigoureux.
L'intégration des fournisseurs est le processus de création d'un nouveau fournisseur dans les systèmes de l'entreprise. Elle rassemble l'information nécessaire pour commander, payer et comptabiliser, et vérifie que le fournisseur est bien celui qu'il prétend être.
Ce qu'on recueille habituellement
- Identité juridique : raison sociale, nom commercial, adresse et numéro d'entreprise.
- Renseignements fiscaux : numéros d'inscription à la TPS/TVH et à la TVQ au Canada, formulaire W-9 ou W-8 pour l'impôt américain, et statut de résidence.
- Coordonnées bancaires : les renseignements du compte de paiement, vérifiés de façon indépendante.
- Documents de conformité : certificats d'assurance, rapports de sécurité comme SOC 2 pour les fournisseurs technologiques et certifications au besoin.
- Modalités commerciales : conditions de paiement, devise et contacts.
Les vérifications qui comptent
Vérifier les coordonnées bancaires en appelant un contact connu, valider les numéros de taxes dans les registres officiels et détecter les doublons par rapport aux fournisseurs existants et aux dossiers des employés préviennent les fraudes les plus courantes. Pour les achats au Canada, confirmer l'inscription du fournisseur à la TPS/TVH et à la TVQ appuie les CTI et les RTI de l'acheteur. Payer un non-résident pour des services rendus au Canada peut exiger une retenue d'impôt : la résidence doit donc être confirmée dès le départ.
Les portails libre-service, où les fournisseurs saisissent et tiennent à jour leurs propres renseignements avec documents à l'appui, accélèrent l'intégration et mettent l'information dans les mots du fournisseur.
Exemple chiffré
Un signal d'alarme à l'intégration
Une demande arrive pour créer un nouveau fournisseur de consultation. La vérification révèle que son compte bancaire correspond au compte personnel d'un employé du service demandeur. La création est suspendue et transmise à l'audit interne avant qu'aucune facture ne soit payée.