Gestion des fournisseurs
La supervision des fournisseurs une fois choisis : suivre la performance, gérer les contrats et les coûts, et garder des relations productives.
En bref
- Elle commence là où la sélection se termine : après la signature du contrat.
- Elle couvre la performance, les coûts, le risque et la relation elle-même.
- Les fournisseurs les plus importants méritent des revues régulières ; les autres, un suivi de base.
La gestion des fournisseurs est le travail continu qui consiste à tirer de la valeur des fournisseurs. Choisir un fournisseur et signer un contrat n'est que le début ; la gestion des fournisseurs veille à ce qu'il livre ce qui a été convenu, au prix convenu, et à ce que la relation s'améliore avec le temps.
Ce qu'elle comprend
- Performance : suivre la livraison, la qualité et les niveaux de service par rapport au contrat.
- Coûts : comparer les factures aux prix contractuels, réclamer crédits et ristournes, et suivre la dépense totale par fournisseur.
- Contrats : connaître les dates de renouvellement, les préavis et les obligations de chaque partie.
- Risque : surveiller la santé financière, la sécurité et la conformité.
- Relation : revues régulières, voies d'escalade claires et plans d'amélioration conjoints avec les fournisseurs clés.
Segmenter les fournisseurs
Tous les fournisseurs n'exigent pas la même attention. Une poignée de fournisseurs stratégiques, coûteux à remplacer ou essentiels aux activités, justifient des revues trimestrielles et des relations au niveau de la direction. La longue traîne de petits fournisseurs a besoin de données exactes, de paiements corrects et de vérifications périodiques, pas de réunions.
Le rôle des finances
Une bonne part des preuves se trouve aux finances : ce qui a été facturé, ce qui a été payé, la fréquence des litiges sur les factures et l'évolution des dépenses par fournisseur. Partager ces données avec les gestionnaires de fournisseurs transforme les revues d'impressions en faits.
Exemple chiffré
Une revue trimestrielle chiffrée
Pour sa revue trimestrielle avec un fournisseur d'emballages, une entreprise alimentaire apporte les données des comptes fournisseurs : 7 % des factures avaient des écarts de prix, les livraisons à temps étaient de 91 % pour une cible de 97 %, et une ristourne de volume de 8 400 $ n'avait pas été versée. Le fournisseur accepte de corriger son fichier de prix, émet la ristourne sous forme de note de crédit et s'engage à un plan d'amélioration des livraisons.