Analyse des dépenses
La collecte, le nettoyage et la classification de toutes les données de dépenses d'une entreprise pour voir ce qu'elle achète, à qui et à quel prix.
En bref
- Elle combine les données des comptes fournisseurs, des cartes et des notes de frais.
- Le plus difficile est le nettoyage : fusionner les noms de fournisseurs en double et classer les dépenses de façon cohérente.
- C'est le point de départ de l'approvisionnement, des économies et du contrôle des dépenses.
L'analyse des dépenses répond à des questions de base étonnamment difficiles dans la plupart des entreprises : combien dépensons-nous, pour quoi, avec quels fournisseurs, dans quels services, et obtenons-nous les prix négociés ?
Les étapes
- Collecter : rassembler les données de toutes les sources, comptes fournisseurs, bons de commande, cartes d'entreprise, notes de frais et parfois plusieurs ERP.
- Nettoyer : fusionner les variantes de noms (« IBM », « I.B.M. Canada », « IBM Corp ») en un seul fournisseur et corriger les erreurs évidentes.
- Classer : attribuer chaque transaction à une catégorie de dépense, généralement selon une taxonomie standard, souvent à l'aide du détail des lignes et des codes de catégorie de commerçant.
- Analyser : examiner les dépenses par catégorie, fournisseur, service et tendance.
Ce qu'elle révèle
- Les mêmes articles achetés chez plusieurs fournisseurs à des prix différents
- Des dépenses auprès de fournisseurs sans contrat
- Des abonnements en double et des outils qui se chevauchent
- Des catégories que personne ne gère
- Des occasions de regrouper les volumes pour de meilleures conditions
Une analyse ponctuelle est utile, mais sa valeur s'estompe à mesure que de nouvelles transactions arrivent. Garder les dépenses classées en continu, dès leur capture, fait de l'analyse des dépenses un rapport que tout le monde peut ouvrir plutôt qu'un projet.
Exemple chiffré
Ce qu'une analyse a trouvé
Une entreprise qui dépense 32 M$ par année mène sa première analyse complète des comptes fournisseurs, des cartes et des notes de frais. Elle trouve 2 400 fournisseurs actifs, dont 180 représentent 80 % des dépenses, et 14 fournisseurs d'entretien ménager différents selon les sites. Regrouper l'entretien auprès de deux fournisseurs régionaux fait économiser 12 % sur une catégorie de 1,1 M$.