Dépense sous gestion
La part des dépenses totales d'une entreprise qui passe par ses processus, ses contrats et ses fournisseurs approuvés.
En bref
- C'est un indicateur d'approvisionnement, exprimé en pourcentage des dépenses adressables.
- Une dépense hors gestion signifie généralement aucun prix négocié, aucun contrat et des contrôles plus faibles.
- L'augmenter rapporte souvent plus que renégocier les contrats existants.
Dépense sous gestion (%) = Dépense gérée ÷ Dépense adressable totale × 100
La dépense adressable exclut généralement ce que l'approvisionnement ne peut pas influencer, comme les taxes, la paie et les frais réglementaires. Précisez vos exclusions pour que le chiffre reste comparable dans le temps.
La dépense sous gestion, en anglais spend under management ou SUM, mesure la part des dépenses d'une organisation qui est activement contrôlée. Une dépense est dite sous gestion quand elle passe par un canal approuvé : un contrat négocié, un fournisseur privilégié, un bon de commande approuvé ou un programme de cartes avec des règles.
Ce qui compte, et ce qui ne compte pas
Les définitions varient, mais la dépense sous gestion comprend généralement les fournisseurs sous contrat achetés par les bons canaux et les catégories que l'approvisionnement a négociées. La dépense hors gestion comprend les achats ponctuels chez des fournisseurs non approuvés, les achats hors contrat chez un fournisseur qui a pourtant un contrat, et les dépenses que personne n'a classées.
Pourquoi c'est important
Une équipe d'approvisionnement peut négocier d'excellents contrats et économiser peu si la plupart des achats les contournent. Augmenter la dépense sous gestion étend les prix et les conditions négociés à une plus grande part de l'entreprise, améliore la visibilité et réduit le risque lié aux fournisseurs non vérifiés. Elle révèle aussi les catégories que personne ne pilote encore.
Le plus difficile, c'est de la mesurer. Il faut une vue propre de toutes les dépenses, y compris les cartes et les notes de frais, classées par fournisseur et par catégorie. Beaucoup d'organisations découvrent un chiffre plus bas que prévu une fois ces données incluses.
Exemple chiffré
La mesurer honnêtement
Une entreprise a 20 millions de dollars de dépenses adressables. Les fournisseurs sous contrat achetés par bon de commande représentent 12,4 M$, et les achats par carte chez des commerçants privilégiés ajoutent 1,6 M$. La dépense sous gestion est de 14,0 M$ ÷ 20,0 M$ = 70 %. Les 6 M$ restants se répartissent entre 1 100 fournisseurs : c'est là que doit commencer le prochain chantier d'approvisionnement.