Dépense remboursable

Un coût est remboursable quand quelqu'un l'a payé et qu'une autre partie s'est engagée à le rembourser. En entreprise, le mot a deux sens courants : la dépense d'affaires qu'un employé paie de sa poche et que l'employeur lui rembourse, et le coût engagé pour un client que le contrat permet de lui refacturer.

Les dépenses remboursables des employés

L'employé qui paie un dîner avec un client, un billet de train ou des fournitures avec sa propre carte doit être remboursé une fois la dépense approuvée. Ce qui est remboursable est fixé par la politique de dépenses de l'entreprise : les catégories, les plafonds et les pièces justificatives exigées. Les kilomètres parcourus avec un véhicule personnel sont remboursés selon un taux au kilomètre plutôt qu'au coût réel.

Les règles fiscales

Au Canada, l'ARC distingue le remboursement, qui rembourse des dépenses réelles que l'employé appuie avec des pièces, de l'allocation, un montant fixe versé sans reçus. Rembourser une vraie dépense d'affaires sur présentation de reçus n'est généralement pas un avantage imposable; rembourser une dépense personnelle l'est. Aux États-Unis, les remboursements versés dans le cadre d'un « accountable plan » ne sont pas un salaire si la dépense a un lien avec l'entreprise, que l'employé en rend compte dans un délai raisonnable et qu'il rend tout excédent.

Les dépenses remboursables par un client

Les consultants, entrepreneurs et agences refacturent souvent à leurs clients des déplacements, des matériaux ou des frais de dépôt en plus de leurs honoraires. Le contrat décide si ces coûts sont refacturés au coût ou avec une majoration, et si le client veut les reçus en pièce jointe. Au Canada, un coût refacturé fait généralement partie de la contrepartie de la fourniture et est assujetti à la TPS et à la TVQ, sauf s'il s'agit d'un vrai débours payé à titre de mandataire du client.

Les dépenses non remboursables

Les coûts personnels, les achats hors politique, les achats sans reçu et tout ce que le contrat exclut ne sont pas remboursables. Exemples courants : les surclassements en vol, l'alcool au-delà d'un plafond, les contraventions et le trajet quotidien de l'employé.

Garder les choses simples

Les dépenses remboursables déraillent quand le reçu et la demande voyagent séparément. Les rapports de dépenses de Smartbills joignent le reçu à chaque ligne et indiquent quand le remboursement est prévu, et la refacturation garde le reçu du fournisseur avec chaque coût refacturé à un client.