Refacturation
La facturation à un client de coûts payés pour son compte, comme des déplacements, du matériel ou des frais de tiers, souvent avec une majoration.
En bref
- Les coûts doivent être associés au client ou au projet au moment où ils sont engagés, sinon ils se perdent.
- Une dépense non refacturée est un revenu perdu. Refacturer tard, c'est souvent ne pas refacturer du tout.
- Les taxes de vente s'appliquent généralement au montant refacturé, sauf si l'entreprise a payé strictement comme mandataire du client.
La refacturation consiste à facturer à un client les dépenses engagées en travaillant pour lui. Une firme de consultation refacture vols et hôtels, un architecte l'impression et les permis, un entrepreneur les matériaux, une agence les achats média.
La faire fonctionner
Le point faible, c'est le suivi. Un coût ne peut être refacturé que si quelqu'un sait, au moment où il est engagé, à quel client et à quel projet il appartient. Les dépenses associées plus tard, ou jamais, sont souvent oubliées, et un coût que personne ne pense à facturer devient une marge perdue. Beaucoup de firmes de services découvrent qu'une part importante de leurs dépenses refacturables n'atteint jamais une facture.
Majoration ou coûtant
Certains contrats permettent des frais de gestion, par exemple 10 % sur les matériaux ; d'autres exigent de refacturer au coûtant avec les reçus. Les clients demandent de plus en plus les pièces justificatives : les garder avec chaque dépense refacturable fait gagner du temps à la facturation.
Les taxes
Au Canada, les coûts refacturés font généralement partie de la contrepartie de la fourniture de l'entreprise et sont assujettis à la TPS/TVH, et à la TVQ au Québec, au taux applicable à cette fourniture. L'exception est le vrai débours, quand l'entreprise a agi strictement comme mandataire du client, par exemple en payant des droits gouvernementaux au nom du client. Une erreur sur cette distinction mène à des taxes sous-facturées.
Exemple chiffré
Les coûts refacturables d'un projet
Une firme d'ingénierie dépense 3 860 $ pour un projet client en mai : 2 140 $ en déplacements, 980 $ en essais de laboratoire et 740 $ en impression. Chaque dépense a été associée au projet au moment de sa capture, si bien que les trois figurent sur la facture de mai, au coûtant plus 5 % de frais de gestion, soit 4 053 $ avant taxes. Sans cette association, l'impression aurait probablement été oubliée.