Régime justifié (accountable plan)
Les règles de l'IRS que doivent suivre les remboursements d'un employeur américain, pour le kilométrage, les indemnités journalières et les autres frais, pour rester non imposables.
En bref
- Trois conditions : un lien avec l'entreprise, une justification dans un délai raisonnable et le remboursement de tout excédent.
- Le kilométrage jusqu'au taux de l'IRS et l'indemnité jusqu'au taux fédéral sont considérés comme justifiés quand les trajets sont consignés.
- Si une condition manque, tout ce qui est versé dans l'arrangement est un salaire imposable.
Un régime justifié (accountable plan) est la façon dont un employeur américain rembourse les dépenses d'affaires en respectant trois conditions de l'IRS. Versé dans un tel régime, un remboursement n'est pas un salaire : il ne figure pas sur le W-2 de l'employé et aucune retenue n'est faite. Versé hors régime, le même montant est un revenu imposable.
Les trois conditions
La dépense a un lien avec l'entreprise : l'employé l'a payée dans le cadre de son travail. L'employé la justifie dans un délai raisonnable, ce qui veut dire, pour les déplacements en voiture, la date, la destination, le motif et les milles de chaque trajet, et pour les voyages, les dates, le lieu et le motif. Enfin, l'employé rend toute avance ou allocation qui dépasse ce qu'il a justifié. Un arrangement qui ne respecte pas l'une des trois conditions est un régime non justifié, et tout ce qui est versé dans ce cadre est un salaire.
Kilométrage et indemnités journalières
L'IRS dispense l'employeur des reçus pour deux dépenses courantes. Une allocation de kilométrage égale ou inférieure au taux standard est considérée comme justifiée si les trajets sont consignés, selon la Rev. Proc. 2019-46. Une indemnité journalière égale ou inférieure au taux fédéral du lieu du voyage est traitée de la même façon selon la Rev. Proc. 2019-48. Seule la partie au-dessus de ces taux est imposable. Une allocation fixe pour la voiture, versée que l'employé conduise ou non pour le travail, n'est jamais justifiée. Les taux actuels sont sur la page du taux kilométrique de l'IRS et sur la page des indemnités de la GSA.
Exemple chiffré
Un kilométrage à 85 cents
Une entreprise paie 85 cents du mille dans un régime qui exige un registre des trajets. Un employé consigne 1 000 milles d'affaires en août 2026, quand le taux de l'IRS est de 76 cents. 760 $ sont un remboursement non imposable. Les 90 $ restants vont sur le W-2 comme salaire, avec retenues, parce qu'ils dépassent le taux de l'IRS.