Carte virtuelle
Un numéro de carte émis en format numérique, souvent pour un seul fournisseur, un seul achat ou un seul abonnement, avec son propre plafond et sa propre date d'expiration.
En bref
- Chaque fournisseur ou abonnement peut avoir son numéro : une fuite ou une annulation ne touche que cette dépense.
- Plafonds et dates d'expiration se fixent carte par carte, un contrôle efficace sur les frais récurrents.
- Chaque débit doit quand même être rapproché d'un reçu.
Une carte virtuelle est une carte de paiement qui n'existe que sous forme de numéro, de date d'expiration et de code de sécurité, sans plastique. L'entreprise en crée à la demande, généralement pour un usage précis : une carte pour un compte publicitaire, une autre pour un abonnement logiciel, une carte à usage unique pour payer un fournisseur ponctuel.
Pourquoi les entreprises les utilisent
- Contrôle : chaque carte peut avoir son plafond, sa restriction de commerçant et sa date d'expiration. Une carte réglée à 49 $ par mois pour un outil ne peut pas être débitée de 490 $.
- Annulation : mettre fin à un abonnement peut se résumer à geler sa carte, plutôt que de se fier au processus d'annulation du fournisseur.
- Sécurité : si un fournisseur subit une fuite de données, seul ce numéro est à remplacer.
- Attribution : les dépenses de chaque carte ont un responsable, un service et un objet connus.
Usage unique ou multiple
Les cartes à usage unique servent une fois puis se ferment, ce qui convient aux paiements ponctuels. Les cartes à usage multiple restent actives pour les frais récurrents. Certaines équipes des comptes fournisseurs paient aussi des factures par carte virtuelle à usage unique, envoyée aux fournisseurs qui acceptent la carte.
La carte virtuelle contrôle où va l'argent, mais elle ne remplace pas le reçu. Chaque débit exige encore sa facture ou son reçu pour l'impôt et la tenue de livres.
Exemple chiffré
Une carte par abonnement
Une équipe marketing crée une carte virtuelle pour sa plateforme de courriels avec un plafond mensuel de 120 $. Quand le fournisseur augmente son prix à 149 $, le débit est refusé et l'équipe reçoit une alerte. Elle revoit le forfait, décide de passer à une formule inférieure et ne hausse le plafond que pour le mois nécessaire au changement.