Dépense payée de sa poche
Un coût d'affaires qu'un employé paie avec son propre argent et se fait ensuite rembourser par l'entreprise.
En bref
- C'est en pratique un prêt sans intérêt de l'employé à l'entreprise.
- Le remboursement exige un reçu et un motif d'affaires, comme toute autre dépense.
- La lenteur du remboursement est l'une des plaintes les plus fréquentes sur les processus de dépenses.
Une dépense payée de sa poche est une dépense d'affaires réglée avec les fonds personnels de l'employé : argent comptant, carte de crédit ou carte de débit personnelle. L'employé la soumet ensuite et se fait rembourser, généralement par une note de frais.
Pourquoi il y en a encore
Même les entreprises qui ont des cartes d'entreprise en voient : un employé sans carte, un commerçant qui n'accepte que l'argent comptant, une carte refusée ou oubliée, un petit achat qui ne semblait pas valoir la peine. Dans les entreprises sans programme de cartes, presque toutes les dépenses des employés fonctionnent ainsi.
Le coût pour l'employé
Tant qu'il n'est pas remboursé, l'employé finance l'entreprise. Pour quelqu'un qui voyage souvent, ça peut représenter des milliers de dollars sur une carte personnelle, parfois au-delà de la date d'échéance du relevé. Un remboursement qui prend des semaines, ou une note renvoyée pour un détail manquant, devient un vrai grief.
Bien les gérer
Ces dépenses exigent la même justification que les autres : un reçu, une catégorie et un motif. Les rembourser vite, idéalement dans la semaine suivant l'approbation et par dépôt direct plutôt que par chèque, est l'amélioration la plus visible qu'une équipe des finances puisse offrir aux employés.
Exemple chiffré
Une carte qui ne passe pas
La carte d'entreprise d'un chargé de projet est refusée dans une quincaillerie pendant une réparation urgente sur un chantier. Il paie 187,35 $ avec sa carte personnelle et photographie le reçu. La dépense est approuvée le lendemain et remboursée par dépôt direct trois jours plus tard, avant la fermeture de son relevé personnel.