Gestion par catégories
La gestion des achats par regroupement des dépenses semblables en catégories, comme les TI, la logistique ou les installations, chacune avec sa stratégie et son responsable.
En bref
- Elle remplace l'achat article par article par un plan pour chaque groupe de dépenses liées.
- Chaque catégorie a un responsable qui connaît son marché, ses fournisseurs et ses risques.
- La matrice de Kraljic est un outil courant pour décider du traitement de chaque catégorie.
La gestion par catégories organise l'approvisionnement autour de groupes de biens et services liés plutôt que d'achats isolés ou de services internes. Au lieu que chaque équipe achète ses propres portables, logiciels et imprimantes, le matériel informatique devient une catégorie, gérée par quelqu'un qui connaît ce marché et négocie pour toute l'entreprise.
Comment elle fonctionne
- Définir les catégories : regrouper les dépenses selon leur nature, à l'aide d'une analyse des dépenses qui montre où va réellement l'argent.
- Analyser chacune : dépense totale, nombre de fournisseurs, conditions du marché, risques et besoins internes.
- Fixer une stratégie : regrouper les fournisseurs, renégocier, revoir les spécifications ou bâtir un partenariat plus étroit.
- Mettre en œuvre et suivre : mener les appels d'offres, signer les contrats, puis suivre les économies, la conformité et la performance des fournisseurs.
La matrice de Kraljic
Cet outil très répandu place les catégories selon deux questions : quel est l'effet de cette dépense sur le bénéfice, et quel est le risque du marché d'approvisionnement ? Les réponses rangent chaque catégorie dans l'une de quatre cases :
- Stratégique : fort effet, fort risque. Bâtir des partenariats à long terme.
- Levier : fort effet, faible risque. Faire jouer la concurrence pour de meilleurs prix.
- Goulot : faible effet, fort risque. Sécuriser l'approvisionnement, garder un stock de sécurité, trouver des solutions de rechange.
- Courant : faible effet, faible risque. Simplifier l'achat par catalogues ou cartes.
Exemple chiffré
Créer une catégorie matériel informatique
Une entreprise de 400 personnes découvre qu'elle achète ses portables chez 11 fournisseurs, à des prix qui varient de 30 % pour un même modèle. Elle crée une catégorie matériel informatique confiée au responsable des achats TI, lance un appel d'offres, retient deux fournisseurs avec un catalogue standard et réduit le prix moyen d'un portable de 14 %, tout en passant de 23 modèles pris en charge à 4.