Gestion des dépenses
Le processus, et les logiciels, qui servent à capturer, approuver, rembourser et comptabiliser ce que les employés dépensent pour l'entreprise.
En bref
- Il couvre tout le parcours : achat, reçu, contrôle de politique, approbation, remboursement ou rapprochement de carte, et comptabilisation.
- L'objectif : des livres exacts et un remboursement juste et rapide, avec le moins de travail manuel possible.
- Il recoupe la gestion des dépenses d'entreprise, qui couvre aussi les factures fournisseurs et les achats.
La gestion des dépenses couvre tout ce qui se passe entre le moment où un employé dépense pour l'entreprise et celui où ce coût apparaît correctement dans les comptes. Elle comprend la politique qui fixe ce qui est permis, la collecte des reçus, le circuit d'approbation, le remboursement des dépenses personnelles, le rapprochement des cartes d'entreprise et l'exportation vers le logiciel comptable.
Le parcours type
- Un employé fait un achat, avec une carte d'entreprise ou personnellement.
- Le reçu est capturé et la dépense est catégorisée.
- La dépense est vérifiée selon la politique et approuvée par un gestionnaire.
- La dépense personnelle est remboursée ; la dépense par carte est rapprochée du relevé.
- Les dépenses approuvées sont comptabilisées au grand livre avec leurs reçus et leurs taxes.
Là où ça coince
La plupart des difficultés se concentrent aux étapes deux et trois. Des reçus disparaissent, des catégories sont devinées, des approbateurs signent des notes qu'ils ne voient pas vraiment, et la fin de mois tourne à la chasse aux documents. Une bonne gestion des dépenses réduit le nombre de décisions à prendre à la main : les reçus arrivent d'eux-mêmes, les catégories sont suggérées, les règles s'appliquent automatiquement et seules les exceptions arrivent à une personne. Les étapes concrètes sont dans le guide pour simplifier la gestion des dépenses.
Exemple chiffré
Le mois d'une petite équipe
Une entreprise de 25 personnes traite 380 dépenses en un mois. Avec des notes de frais manuelles, les finances passent environ trois jours à rassembler les reçus et à corriger les codes. Après le passage à la capture et au rapprochement automatiques, 340 dépenses sont comptabilisées sans intervention et les 40 exceptions restantes prennent une demi-journée.