Plan comptable

Le plan comptable est l'index de tous les comptes du grand livre. Chaque compte a un numéro et un nom, et appartient à l'un de cinq types : actifs, passifs, capitaux propres, produits ou charges. La numérotation suit généralement ces types, par exemple 1000 pour les actifs, 2000 pour les passifs, 3000 pour les capitaux propres, 4000 pour les produits et 5000 et plus pour les charges.

Pourquoi la structure compte

Les états financiers se construisent en additionnant des comptes. Si la publicité et les salons partagent un compte, aucun rapport ne les séparera jamais. Si les logiciels sont répartis dans cinq comptes, les rapports de gestion demandent des retraitements manuels. C'est dans le plan comptable que ces décisions se prennent, une fois, pour toutes les opérations qui suivront.

Bien le concevoir

• Coller à la gestion : des comptes pour les coûts sur lesquels on prend réellement des décisions.
• Utiliser des dimensions : services, établissements, projets et centres de coûts se suivent mieux comme étiquettes distinctes que comme comptes supplémentaires.
• Penser à l'impôt : des comptes distincts pour les repas et la représentation, par exemple, facilitent l'application de la limite de 50 %.
• Laisser de la place : des trous dans la numérotation permettent d'insérer de nouveaux comptes logiquement.

Les employés voient rarement le plan comptable directement. Les catégories de dépenses et les codes d'articles d'autres systèmes s'y rattachent : le nettoyer oblige souvent à mettre à jour ces correspondances.