Manquement à la politique
Une dépense ou un achat qui enfreint une règle de la politique de dépenses, comme un plafond dépassé ou un reçu manquant.
En bref
- La plupart des manquements sont des erreurs de bonne foi : un reçu oublié, une mauvaise catégorie, un plafond méconnu.
- Les signaler à la soumission vaut bien mieux que les découvrir lors d'un audit.
- Des manquements répétés signalent souvent une politique floue ou un plafond irréaliste.
Un manquement à la politique est toute dépense qui sort des règles fixées par l'entreprise. Ça peut être aussi mineur qu'un reçu soumis après le délai ou aussi net qu'un débit d'alcool quand la politique l'exclut.
Les manquements courants
- Reçu manquant ou non détaillé
- Montant au-delà du plafond de repas, d'hôtel ou par transaction
- Articles non remboursables : surclassements, achats personnels, amendes
- Soumission tardive
- Achats hors des catégories de commerçants permises sur une carte
- Achat fractionné pour rester sous un seuil d'approbation
Comment réagir
Tous les manquements ne méritent pas la même réponse. Certains doivent bloquer la dépense jusqu'à correction, comme un reçu manquant. D'autres doivent aller au gestionnaire pour qu'il tranche, comme un hôtel à 30 $ au-dessus du plafond pendant un congrès. D'autres encore doivent simplement être consignés, comme une soumission tardive. Tout refuser ralentit tout le monde ; tout laisser passer vide la politique de son sens.
Les manquements sont aussi de l'information. Si le tiers des nuits d'hôtel dans une ville dépasse le plafond, le plafond est probablement mauvais. Si une seule personne cumule la plupart des manquements, c'est une conversation à avoir.
Exemple chiffré
Trois signalements sur une note
Une note est signalée trois fois : une nuit d'hôtel à 268 $ pour un plafond de 250 $, un café de 12 $ sans reçu et un souper de 45 $ avec du vin sur l'addition. Le système envoie l'hôtel au gestionnaire, qui l'approuve en raison du tarif de congrès, demande une note pour le café et retire les 14 $ de vin du remboursement du souper.