Fraude aux notes de frais
Le fait, pour un employé, de réclamer par ses notes de frais de l'argent auquel il n'a pas droit, en inventant, gonflant, répétant ou déguisant des dépenses.
En bref
- La plupart des fraudes sont petites et répétées, pas une grosse réclamation unique.
- Les quatre stratagèmes courants : dépenses fictives, gonflées, en double et mal qualifiées.
- Les reçus détaillés, le rapprochement avec les données de carte et l'analyse des tendances dissuadent bien plus que les vérifications ponctuelles.
La fraude aux notes de frais est l'utilisation délibérée du processus de dépenses pour se faire payer des coûts qui n'étaient pas d'affaires, ou qui n'ont jamais existé. Elle a rarement l'air spectaculaire. Le cas typique est un filet régulier de petites réclamations plausibles que personne ne remet en question.
Les stratagèmes courants
- Fictives : réclamer un achat qui n'a jamais eu lieu, parfois avec un reçu fabriqué ou modifié.
- Gonflées : changer un montant, ajouter un pourboire jamais versé, déclarer plus de kilomètres.
- En double : soumettre le même reçu deux fois, ou réclamer un achat payé avec la carte d'entreprise.
- Mal qualifiées : présenter un coût personnel comme d'affaires, par exemple un souper familial décrit comme une rencontre client.
Ce qui dissuade
Des contrôles qui compliquent chaque stratagème sont plus efficaces que des audits occasionnels. Les reçus détaillés révèlent les articles personnels. Le rapprochement avec les données de carte et de banque révèle les achats inventés et les montants gonflés. Le contrôle des doublons entre les notes attrape les répétitions. La vérification du kilométrage contre les trajets réels attrape les distances gonflées. Tout aussi important : un employé qui sait que les réclamations sont vérifiées automatiquement est beaucoup moins tenté de tester le système.
Exemple chiffré
Une tendance, pas une réclamation
Les réclamations de taxi d'un employé sont en moyenne de 42 $, alors que ses collègues sur les mêmes trajets sont à 27 $. Chaque reçu semble normal. Une analyse montre des pourboires ajoutés à la main sur les totaux imprimés de 18 reçus en six mois, environ 270 $ au total. Aucune réclamation n'était assez grosse pour attirer l'attention ; la tendance, oui.