Dépense en double
Un même coût réclamé ou payé plus d'une fois, par erreur ou volontairement.
En bref
- Causes classiques : un reçu soumis deux fois, ou un achat par carte d'entreprise aussi réclamé en remboursement.
- Comparer seulement les numéros de reçu laisse passer la plupart des doublons. Montant, date et commerçant ensemble en attrapent bien plus.
- Un doublon coûte peu à bloquer avant le paiement. Le récupérer après est long.
Une dépense en double est un seul coût qui se retrouve deux fois dans les livres, ou payé deux fois. Ça peut arriver de bonne foi, quand un employé photographie un reçu puis soumet aussi l'original papier, ou délibérément, quand quelqu'un réclame le même souper dans deux notes de frais à quelques mois d'intervalle.
Comment les doublons passent
- Deux formats : le reçu par courriel et le reçu imprimé du même achat.
- Carte et réclamation : un achat payé avec la carte d'entreprise est aussi soumis en remboursement, comme s'il avait été payé personnellement.
- Plusieurs notes : le même reçu apparaît dans des notes de mois différents.
- Deux personnes : une dépense commune est réclamée par deux collègues présents.
Les repérer
La correspondance exacte du numéro de reçu ou de facture laisse passer la plupart des vrais doublons, parce que les deux copies diffèrent souvent légèrement ou n'ont pas de numéro. Un contrôle qui compare le commerçant, le montant et la date sur une période donnée, dans toutes les notes et toutes les transactions de carte, en attrape bien davantage. Le même risque existe aux comptes fournisseurs, avec une facture proforma et une facture finale, ou un PDF et une copie postale.
Bloquer un doublon avant le paiement prend quelques secondes. Le récupérer auprès d'un employé ou d'un fournisseur ensuite est long et délicat.
Exemple chiffré
Le même souper, deux mois
En avril, un gestionnaire réclame un souper client de 214,50 $ daté du 28 mars. En mai, le même restaurant, le même montant et la même date réapparaissent dans une nouvelle note, cette fois à partir d'une photo plutôt que du reçu par courriel. Un contrôle sur toutes les notes, même commerçant, même montant, même date sur 90 jours, le signale avant l'approbation.