Facture proforma
Une facture préliminaire envoyée avant l'expédition ou le début des travaux, qui montre ce que sera la facture finale. Ce n'est pas une demande de paiement.
En bref
- Elle sert aux soumissions, aux dépôts et à la douane, pas à enregistrer un compte fournisseur.
- Elle ne permet pas de demander un CTI. Seule la facture finale le permet.
- Payer la proforma puis la facture finale est un cas classique de double paiement.
Une facture proforma ressemble à une facture, mais fonctionne comme une soumission officielle. Elle présente les biens ou services, les prix, les taxes et les conditions que le vendeur prévoit facturer, avant que la vente soit conclue. L'acheteur s'en sert pour obtenir une approbation interne, organiser un financement ou verser un dépôt ; l'importateur, pour que la douane estime les droits avant l'arrivée de la marchandise.
Comment la traiter dans les livres
Comme rien n'a été livré et que les montants peuvent encore changer, une proforma n'est pas inscrite comme compte fournisseur. Si un dépôt est versé, il est comptabilisé comme paiement anticipé au fournisseur. À l'arrivée de la vraie facture, celle-ci devient le compte fournisseur et le dépôt vient en déduction.
Pour les taxes de vente, seule la facture finale compte. La proforma ne donne pas droit à un crédit de taxe sur les intrants.
Le risque de double paiement
La proforma et la facture finale ont souvent le même fournisseur, le même montant et la même description, mais des numéros différents. Si les deux arrivent aux comptes fournisseurs et sont traitées comme des factures, l'acheteur paie deux fois. Un libellé clair aide, tout comme un contrôle des doublons qui compare le fournisseur, le montant et la date plutôt que le seul numéro de facture.
Exemple chiffré
Un dépôt sur de l'équipement
Un café commande une machine à espresso de 9 000 $. Le fournisseur envoie une proforma de 10 170 $, TVH comprise, et demande 30 % à la commande. Le café paie 3 051 $ et l'inscrit comme dépôt au fournisseur. Six semaines plus tard, la facture finale de 10 170 $ arrive : elle devient le compte fournisseur, le dépôt de 3 051 $ est appliqué et 7 119 $ sont payés. Le crédit de TVH est demandé sur la facture finale seulement.