Les reçus appuient chaque dépense déduite, chaque réclamation et chaque crédit de taxe sur les intrants. L'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec peuvent les demander longtemps après la production de votre déclaration, et une dépense sans pièce justificative peut être refusée.
La règle : six ans
Au fédéral comme au Québec, les entreprises et les travailleurs autonomes doivent conserver leurs registres et leurs pièces justificatives, reçus compris, pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Un reçu d'un achat fait en mars 2026 appuie la déclaration de 2026 et se garde jusqu'à la fin de 2032.
Certains documents se gardent plus longtemps : par exemple si une déclaration a été produite en retard, si vous contestez une cotisation, ou pour les registres liés à des biens que vous possédez encore. Dans le doute, gardez-le.
Deux administrations, les mêmes reçus
Au Québec, Revenu Québec administre la TVQ et l'impôt du Québec, et l'ARC administre l'impôt fédéral. Revenu Québec administre aussi la TPS pour la plupart des entreprises québécoises. Le même reçu sert donc aux deux : il faut le garder pour la plus longue des deux exigences, soit six ans dans les deux cas.
Ce qu'un reçu doit indiquer
Un relevé de carte montre le commerçant et le total, et presque rien d'autre. Pour réclamer les taxes, il faut le reçu lui-même : la date, le vendeur, ce qui a été acheté et les taxes facturées. À partir de 100 $, le reçu doit aussi porter le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur pour le crédit de taxe sur les intrants, et son numéro d'inscription à la TVQ pour le remboursement de la taxe sur les intrants.
C'est pour ça qu'un reçu qui fond la TPS et la TVQ en un seul total complique la réclamation : chaque taxe doit pouvoir être retrouvée avec son numéro.
Une copie numérisée suffit-elle?
Oui, en général, si la copie est complète, lisible et que vous pouvez la produire sur demande pendant toute la période de conservation. Un scan net ou le reçu numérique du commerçant est acceptable. Une photo floue où le total est coupé est la raison la plus fréquente pour laquelle un document numérique ne tient pas. Gardez la copie dans un endroit qui existera encore dans six ans, pas seulement sur un téléphone.
Rendre la conservation automatique
Le plus difficile n'est pas de garder les reçus six ans, c'est d'attraper chacun au moment où il arrive. Les reçus reçus par courriel peuvent être récupérés dès leur arrivée avec la capture de reçus par courriel, les reçus papier se photographient avec l'application Smartbills, qui lit la TPS et la TVQ sur des lignes distinctes avec leurs numéros, et les reçus fiscaux gardent ceux dont votre comptable a besoin dans un même dossier.