Tenue de livres ou comptabilité
La tenue de livres enregistre les opérations au quotidien ; la comptabilité utilise ces registres pour ajuster, présenter les états financiers, produire les déclarations et conseiller.
En bref
- La tenue de livres enregistre et rapproche les opérations ; la comptabilité les interprète et en fait rapport.
- Les deux se rejoignent à la clôture de fin de mois, quand les registres sont complétés, ajustés et révisés.
- La majeure partie du temps de tenue de livres va à la saisie et au codage des reçus et des factures.
La différence entre tenue de livres et comptabilité, c'est celle entre enregistrer et interpréter. La tenue de livres saisit chaque opération et garde le grand livre exact. La comptabilité reprend ces registres, les ajuste, en tire les états financiers et les déclarations de revenus, et explique ce qu'ils signifient pour l'entreprise.
Ce que couvre la tenue de livres
- Recueillir les reçus, factures fournisseurs et factures clients
- Coder chaque opération à un compte du plan comptable
- Passer les écritures au grand livre
- Faire les rapprochements bancaires et de cartes
- Tenir à jour les comptes fournisseurs et les comptes clients
Ce que couvre la comptabilité
- Les écritures de régularisation : charges à payer, charges payées d'avance, amortissement
- Les états financiers : état des résultats, bilan et flux de trésorerie
- Les déclarations de revenus et la planification fiscale
- L'analyse et le conseil : marges, budgets, prix et financement
- Les missions d'examen et d'audit, quand un comptable externe est requis
Là où elles se rejoignent
Les deux se rejoignent à la clôture de fin de mois. Le teneur de livres s'assure que chaque opération est saisie et rapprochée ; le comptable révise, ajuste et approuve. Dans une petite entreprise, le propriétaire ou une adjointe administrative tient souvent les livres, et un comptable externe s'occupe de la fin d'année. Les comptables détiennent souvent un titre professionnel comme CPA, ce qui n'est pas toujours le cas des teneurs de livres.
La place du logiciel
La plupart des heures de tenue de livres passent à la saisie : trouver les reçus, les taper et les coder. Smartbills s'occupe de cette partie. Il lit chaque reçu et chaque facture, les code comme le fournisseur l'a été auparavant et les inscrit dans QuickBooks, Xero, Sage ou NetSuite, qui restent les livres dans lesquels travaille votre comptable.
Exemple chiffré
L'année d'un entrepreneur en rénovation
L'adjointe administrative d'un entrepreneur en rénovation passe environ six heures par mois à saisir 180 reçus et factures fournisseurs et à rapprocher deux comptes bancaires et une carte. En fin d'année, le comptable externe inscrit l'amortissement d'un nouveau camion, comptabilise les factures de décembre impayées, prépare les états financiers et produit la déclaration de revenus de la société.