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Meilleures applications pour scanner vos reçus et factures

Des applications et logiciels de numérisation qui prennent un reçu ou une facture déjà remis à quelqu'un (par l'appareil photo du téléphone, par adresse de transfert ou en le récupérant dans une boîte de courriel) et le transforment en données.

Des mains photographient une page imprimée avec un téléphone, à un bureau

Capture de reçus

Meilleures applications pour scanner vos reçus et factures

Des applications et logiciels de numérisation qui prennent un reçu ou une facture déjà remis à quelqu'un (par l'appareil photo du téléphone, par adresse de transfert ou en le récupérant dans une boîte de courriel) et le transforment en données.

  1. Dext

    Dext collecte les documents qu'on envoie au cabinet comptable. Smartbills reçoit le reçu numérique du commerçant au moment même du paiement.

    Convient surtout àLes cabinets comptables qui collectent les pièces de nombreux clients à la fois et ont besoin des relances et de la publication intégrées.

    Comparer avec Smartbills

  2. Hubdoc

    Hubdoc dépose les documents dans Xero et s'arrête là. Smartbills ajoute reçus numériques, politique de dépenses, cartes et comptes fournisseurs autour.

    Convient surtout àLes utilisateurs de Xero dont le seul besoin est d'amener factures et reçus dans Xero, sans frais additionnels.

    Comparer avec Smartbills

  3. Shoeboxed

    Shoeboxed numérise le papier déjà accumulé. Smartbills reçoit les reçus des commerçants connectés. Moins de papier s'imprime.

    Convient surtout àLes entreprises assises sur une archive papier, ou dont les achats viennent encore avec un reçu imprimé.

    Comparer avec Smartbills

  4. WellyBox

    WellyBox trouve les reçus dans vos courriels. Smartbills le fait aussi, et capte en plus les reçus des achats payés par carte en magasin.

    Convient surtout àLes travailleurs autonomes qui achètent presque tout en ligne et veulent récupérer des années de courriels d'un coup.

    Comparer avec Smartbills

  5. Veryfi

    Veryfi vend l'API d'extraction sur laquelle bâtir un circuit de reçus. Smartbills est ce circuit, déjà bâti.

    Convient surtout àLes équipes de développement qui construisent leur propre module de dépenses et veulent l'extraction en service.

    Comparer avec Smartbills

  6. Klippa

    Klippa vend de l'IA documentaire et une application de dépenses bâtie dessus. Smartbills saute l'étape de lecture en recevant le reçu numérique du commerçant.

    Convient surtout àLes organisations européennes qui veulent un seul fournisseur pour l'extraction, la vérification et les dépenses.

    Comparer avec Smartbills

Comment choisir une application pour scanner vos reçus et factures

La plupart des applications lisent correctement une photo nette. Les différences qui comptent apparaissent après la photo : ce que l'application lit, les autres façons d'y faire entrer les reçus et ce qu'ils deviennent ensuite.

Ce qu'elle lit

Certaines applications s'arrêtent au commerçant, à la date et au total. Si vous réclamez les taxes ou devez justifier un achat plus tard, cherchez les articles et chaque taxe sur sa propre ligne. Au Canada, cela veut dire la TPS et la TVQ, la TVH, ou la TPS et la TVP séparées.

Comment les reçus y entrent

L'appareil photo n'est qu'une façon parmi d'autres. Vérifiez si vous pouvez sélectionner une série dans la galerie, ajouter des PDF, connecter ou transférer une boîte courriel, et si des commerces peuvent envoyer les reçus directement à l'application. Moins de reçus auront alors besoin d'une photo.

Où ils vont ensuite

Un reçu numérisé ne sert qu'une fois dans vos livres. Cherchez une synchronisation directe avec QuickBooks en ligne, Xero ou Sage, et vérifiez que l'image accompagne l'écriture, pour que votre comptable ou un vérificateur puisse l'ouvrir.

Pour qui elle est conçue

Un travailleur autonome, une équipe de dix personnes et un cabinet comptable n'ont pas les mêmes besoins : un portefeuille, des approbations et des notes de frais, ou de nombreux dossiers clients. Choisissez le produit conçu pour votre situation plutôt que celui qui a la plus longue liste de fonctionnalités.

Ce que couvre le forfait gratuit

Les forfaits gratuits limitent souvent le nombre de reçus par mois ou excluent la synchronisation comptable. Comparez la limite avec le nombre de reçus que vous accumulez pendant un mois chargé.

Où vont vos données

Les reçus montrent où vous magasinez et ce que vous achetez. Vérifiez comment le fournisseur gagne sa vie, où les données sont hébergées et si elles sont vendues ou partagées.

La place de Smartbills

Smartbills lit les articles et chaque taxe à partir d'une photo, trouve les reçus qui dorment déjà dans votre boîte courriel et reçoit directement les reçus des commerces qui les envoient par Smartbills. Il convient aux petites entreprises et aux équipes de finance au Canada et aux États-Unis qui veulent les trois au même endroit, avec la synchronisation QuickBooks ou Xero dans un forfait payant.

Application de scan de reçus et facturesCapture de reçus par courrielReçus numériques

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L'ensemble complet, y compris ceux ci-dessus.

FAQ

Questions fréquentes

Cela dépend de la façon dont vos reçus arrivent et de l'endroit où ils doivent aboutir. Un cabinet comptable qui recueille les documents de nombreux clients se tourne souvent vers Dext, une entreprise sur Xero qui veut seulement ses documents dans ses livres utilise souvent Hubdoc, et une entreprise assise sur une boîte de vieux papiers sera mieux servie par un service de numérisation comme Shoeboxed. Si vous voulez les articles et les taxes lus à partir d'une photo, les reçus de courriel trouvés automatiquement et la synchronisation QuickBooks ou Xero dans une seule application, c'est ce pour quoi Smartbills est conçu.

Oui. Smartbills inclut la capture par photo dans son forfait gratuit, et Hubdoc est fourni avec un abonnement Xero. Les forfaits gratuits limitent souvent le nombre de reçus par mois ou excluent la synchronisation comptable. Comparez la limite avec votre propre volume.

Dext et Smartbills se synchronisent avec QuickBooks en ligne, et Shoeboxed et Neat s'y connectent aussi. Vérifiez que l'image du reçu est jointe à l'écriture dans QuickBooks : c'est ce qui compte le jour où un vérificateur la demande.

Certaines le peuvent. Beaucoup d'applications lisent un seul total de taxes, qui ne sépare pas la part fédérale de la part provinciale. Smartbills lit chaque taxe sur sa propre ligne, avec les numéros d'inscription imprimés sur le reçu, ce qu'il faut pour réclamer un crédit de taxe sur les intrants.

Dans la plupart des cas, une image claire et complète est acceptée à la place du papier. L'ARC et Revenu Québec acceptent les copies électroniques des documents papier lorsqu'elles sont lisibles et fiables. Les registres doivent être conservés six ans.

Pour la plupart des gens, oui. Une application lit le reçu le jour même, avant que le papier thermique pâlisse, et le classe tout de suite. Un numériseur de bureau reste utile pour archiver en lot une pile de vieux papiers, ce sur quoi des services comme Shoeboxed et Neat sont bâtis.

Pas de la même façon qu'un avis indépendant. Ce que vous pouvez vérifier, c'est si chaque page nomme quelque chose que le concurrent fait mieux, si les affirmations portent sur la structure plutôt que sur des cases de forfait, et si on vous dit quand acheter l'autre produit. Les trois se vérifient à la lecture.

Parce qu'il faudrait recopier la grille tarifaire de quelqu'un d'autre et la tenir à jour, et que les pages de comparaison du secteur sont pleines de chiffres devenus faux en un trimestre. Consultez la page de tarifs de l'éditeur et comparez le forfait que vous achèteriez vraiment, pas le prix d'appel, qui laisse quelque chose de côté des deux côtés.

Généralement oui, et c'est souvent la bonne première étape. Smartbills lit les flux de cartes et bancaires et se synchronise avec votre grand livre, donc la capture peut tourner en parallèle pendant un cycle pendant que vous comparez la part des transactions accompagnées d'un document détaillé.

Dites-nous lequel. Nous ajoutons un comparatif quand assez de prospects citent le même nom, et nous préférons l'écrire correctement plutôt que publier une page creuse pour remplir une case.

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Comparez sur vos données, pas sur les nôtres.

Connectez un flux de carte et votre grand livre, laissez tourner un mois et comptez les transactions accompagnées d'un document détaillé. C'est ce chiffre qui compte.

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