Règlement des transactions
L'étape où les fonds des paiements par carte ou autres arrivent réellement dans le compte bancaire du commerçant, généralement un ou deux jours après la vente et nets de frais.
En bref
- L'autorisation approuve la vente ; le règlement la paie.
- Les dépôts arrivent généralement en un montant global par jour, net des frais, des remboursements et des rétrofacturations.
- Rapprocher chaque dépôt des ventes individuelles est une tâche courante, et souvent fastidieuse.
Le règlement est le moment où un paiement se conclut. Pour les cartes, le commerçant soumet en lot les transactions autorisées de la journée. L'acquéreur et les réseaux les compensent, les banques émettrices paient et l'acquéreur dépose les fonds dans le compte bancaire du commerçant, généralement un ou deux jours ouvrables plus tard.
Pourquoi les dépôts ne correspondent pas aux ventes
Un commerçant reçoit rarement exactement ce qu'il a vendu. Le dépôt correspond généralement :
- au total des transactions réglées du lot,
- moins les frais de traitement, s'ils sont retenus chaque jour,
- moins les remboursements accordés,
- moins les rétrofacturations et leurs frais,
- parfois moins une réserve retenue par le fournisseur.
Les lots peuvent aussi se fermer à une autre heure que minuit : le dépôt d'une journée couvre alors une partie de deux journées civiles.
Rapprocher les règlements
Bien comptabiliser les ventes suppose de décomposer chaque dépôt en ventes brutes, frais, remboursements et rétrofacturations. Les rapports de règlement du fournisseur de paiement donnent ce détail. Les rapprocher des données de caisse et du dépôt bancaire, puis inscrire les frais en charges plutôt que de les déduire des produits, garde les produits et les coûts exacts.
Pour les entreprises qui ont plusieurs établissements ou fournisseurs de paiement, le rapprochement des règlements est l'une des parties les plus longues de la clôture mensuelle.
Exemple chiffré
Les ventes du lundi, le dépôt du mercredi
Les ventes par carte d'un restaurant totalisent 6 480 $ le lundi. Le mercredi, sa banque affiche un dépôt de 6 254,18 $. Le rapport de règlement explique l'écart : 142,60 $ de frais de traitement, un remboursement de 68,22 $ et 15,00 $ de frais de rétrofacturation. La teneuse de livres inscrit 6 480 $ de ventes, 157,60 $ de frais et le remboursement, et le dépôt concorde.