KSeF (Krajowy System e-Faktur) est la plateforme de facturation du ministère des Finances polonais. Une facture émise dans KSeF existe d'abord dans le système : elle y reçoit un numéro KSeF, et c'est à ce moment que l'acheteur est réputé l'avoir reçue. Depuis le 1er février 2026, toutes les entreprises en Pologne reçoivent ainsi leurs factures structurées, quelle que soit leur taille.
Le calendrier
- 1er février 2026 : réception par KSeF pour tout le monde, et émission pour les contribuables dont les ventes ont dépassé 200 millions de zlotys en 2024.
- 1er avril 2026 : émission pour toutes les autres entreprises.
- 1er janvier 2027 : émission pour les entreprises dont les ventes facturées ne dépassent pas 10 000 zlotys brut par mois. D'ici là, elles peuvent facturer hors KSeF, jusqu'à la facture qui fait passer un mois au-dessus du seuil.
Le ministère a annoncé qu'aucune sanction ne serait appliquée en 2026 pour les erreurs commises dans l'utilisation de KSeF.
Se connecter
Un entrepreneur individuel se connecte à l'application du contribuable KSeF avec le Profil Zaufany, mObywatel ou une signature qualifiée. Une société commence avec son cachet qualifié ou la signature d'une personne habilitée à la représenter, puis donne des droits aux employés, au cabinet comptable ou à un logiciel au moyen de jetons ou de certificats KSeF. Le ministère publie aussi une application mobile.
Trouver les factures émises à son NIP
Dans l'application du contribuable, la liste des factures d'achat montre toutes celles où votre NIP figure comme acheteur. Chacune se télécharge en XML, qui est la facture légale, ou en visualisation PDF portant son numéro KSeF et un code QR qui la vérifie dans le système. Les logiciels de comptabilité font la même chose par l'API de KSeF, avec un jeton ou un certificat que l'entreprise leur délivre. KSeF conserve les factures pendant 10 ans.
Ce que KSeF ne contient pas
Les reçus de caisse (paragony) ne sont pas des factures et n'arrivent jamais dans KSeF, pas plus que les factures des fournisseurs étrangers. Un reçu portant votre NIP (paragon z NIP) vaut facture simplifiée jusqu'à 450 zlotys brut, mais il reste sur papier. Ce sont ces documents qu'il faut conserver à part.
Garder le reste
Smartbills conserve ce que KSeF laisse de côté : photographiez un paragon dans l'application ou transférez la facture d'un fournisseur étranger à votre adresse Smartbills, et chaque document est gardé avec ses articles, chaque taxe et le total, avec le reste de vos dépenses.