KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. Faktura wystawiona w KSeF najpierw trafia do systemu i dostaje numer KSeF. Data nadania tego numeru jest datą otrzymania faktury przez nabywcę, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie otworzył. Od 1 lutego 2026 r. w ten sposób faktury odbiera każda firma, bez względu na wielkość.
KSeF od kiedy: terminy
- 1 lutego 2026 r.: odbieranie faktur w KSeF przez wszystkich podatników oraz wystawianie przez firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r.: wystawianie przez wszystkie pozostałe firmy.
- 1 stycznia 2027 r.: wystawianie przez podatników, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do tego czasu mogą wystawiać faktury poza KSeF, aż do faktury, która przekroczy limit w danym miesiącu.
Ministerstwo zapowiedziało, że za błędy popełnione przy korzystaniu z KSeF w 2026 r. nie będą nakładane sankcje.
Logowanie do KSeF
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF przez Profil Zaufany, mObywatela albo podpisem kwalifikowanym. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną lub podpisem osoby uprawnionej do reprezentacji, a potem nadaje uprawnienia pracownikom, biuru rachunkowemu albo programowi księgowemu, przez tokeny lub certyfikaty KSeF. Ministerstwo udostępnia też aplikację mobilną KSeF.
Gdzie są faktury zakupowe
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF w kontekście swojego NIP.
- Otwórz listę faktur zakupowych, czyli tych, na których Twój NIP widnieje jako nabywca.
- Zawęź listę po dacie lub numerze NIP sprzedawcy.
- Pobierz plik XML, który jest fakturą w sensie prawnym, albo wizualizację PDF z numerem KSeF i kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w systemie.
Programy księgowe i systemy ERP robią to samo automatycznie przez API KSeF, z tokenem lub certyfikatem, który firma im wystawi. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, więc nie trzeba ich pobierać od razu, ale księgowość i tak potrzebuje ich na bieżąco.
Czego nie ma w KSeF
Paragony z kasy fiskalnej nie są fakturami i nigdy nie trafiają do KSeF. Nie ma tam też faktur od zagranicznych dostawców. Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną, ale zostaje na papierze. To właśnie te dokumenty trzeba zbierać osobno.
Paragony i faktury spoza KSeF
Smartbills przechowuje to, czego KSeF nie obejmuje: zrób zdjęcie paragonu w aplikacji albo prześlij fakturę zagranicznego dostawcy na swój adres w Smartbills, a każdy dokument zostanie zapisany z pozycjami, każdym podatkiem i sumą, razem z resztą wydatków firmy.