Suivre ses dépenses d'entreprise, ce n'est pas une affaire de chiffrier ou d'application. C'est pouvoir répondre à une question pour chaque dollar sorti de l'entreprise : à quoi a-t-il servi, et où est la preuve? Une méthode qui y répond chaque mois tient au moment des impôts, lors d'une vérification et quand vous voulez savoir où va l'argent.
Commencez par un compte et une carte à part
La dépense la plus facile à suivre est celle qui ne se mêle jamais à vos dépenses personnelles. Ouvrez un compte d'entreprise et gardez une carte pour les achats d'entreprise seulement. Chaque ligne de ce relevé devient alors une dépense d'entreprise qui attend son reçu, et vous n'aurez jamais à chercher l'encre d'imprimante au milieu d'une facture d'épicerie.
Gardez le reçu, pas seulement le relevé
Un relevé de carte montre un commerçant et un total. Ce n'est pas suffisant pour réclamer les taxes. Si vous êtes inscrit à la TPS et à la TVQ, le reçu doit appuyer vos crédits et remboursements de taxe sur les intrants : à partir de 100 $, il doit porter les numéros d'inscription du fournisseur et le montant des taxes. L'ARC et Revenu Québec demandent de conserver registres et pièces justificatives pendant six ans après la fin de l'année d'imposition visée. Les détails sont dans combien de temps garder ses reçus.
Choisissez un seul endroit pour tout noter
Prenez une de ces options et tenez-vous-y :
- Un chiffrier, si vous avez une poignée de dépenses par mois. Notre modèle de suivi des dépenses gratuit a déjà les bonnes colonnes.
- Un logiciel comptable relié à votre banque, qui importe chaque transaction et vous laisse y joindre le reçu.
- Une application de dépenses, si les reçus arrivent plus vite que vous ne les classez, ou si plus d'une personne dépense.
Le choix compte moins que le fait d'en utiliser un seul. Des dépenses éparpillées entre un carnet, deux chiffriers et un téléphone sont celles qui se perdent. Pour comparer les applications, voyez les meilleures applications de suivi des dépenses.
Des catégories qui suivent votre déclaration
Classez les dépenses dans les catégories où vous les déclarerez : au moment des impôts, il ne reste qu'à additionner. Les travailleurs autonomes déclarent leurs dépenses d'entreprise au fédéral sur le formulaire T2125. Les catégories courantes : publicité, véhicule, repas et frais de représentation, fournitures de bureau, loyer, logiciels, téléphone et Internet, honoraires professionnels et déplacements.
Gardez peu de catégories, et toujours les mêmes. Une nouvelle catégorie pour chaque achat inhabituel rend les totaux plus difficiles à lire, pas plus faciles.
Saisissez les reçus le jour où ils arrivent
Les reçus arrivent par trois chemins, et chacun demande son habitude :
- Le papier de la caisse : photographiez-le le jour même, avant qu'il pâlisse ou passe à la laveuse.
- Le courriel des commandes en ligne et des abonnements : classez-le dans un seul dossier ou libellé dès qu'il arrive. Notre guide pour organiser ses reçus explique les filtres Gmail et les règles Outlook.
- Les portails des services publics, des forfaits cellulaires et des logiciels, qui déposent la facture dans votre compte au lieu de l'envoyer : téléchargez-les à date fixe chaque mois.
Les dépenses qui ont des règles à part
Certaines dépenses demandent plus qu'un reçu. Au fédéral, l'ARC limite la déduction des aliments, boissons et frais de représentation à 50 % du moins élevé du montant engagé et d'un montant raisonnable. Notez sur le reçu ou dans la dépense avec qui vous étiez et pourquoi, pendant que vous vous en souvenez.
Les frais de véhicule exigent un registre des déplacements d'affaires : la date, la destination, le motif et la distance. Le calculateur de kilométrage transforme ensuite les kilomètres en montant au taux en vigueur.
Vérifiez chaque mois
Une fois par mois, placez vos relevés de banque et de carte à côté de vos dossiers et passez-les ligne par ligne. Chaque transaction doit avoir un reçu et une catégorie. Ce qui manque se retrouve facilement quelques semaines plus tard, et presque jamais en avril. Cette demi-heure fait d'une pile de reçus une comptabilité fiable.
Le suivi des dépenses sans la paperasse
Smartbills fait la saisie pour vous. Photographiez les reçus papier dans l'application Smartbills, qui lit le commerçant, les articles et chaque taxe sur sa propre ligne, TPS et TVQ séparées. Reliez votre boîte de courriel et la capture des reçus par courriel récupère les reçus et factures dans Gmail, Outlook ou tout compte IMAP environ toutes les 30 minutes. Quand plus d'une personne dépense, la gestion des dépenses associe chaque transaction de carte à son reçu, la vérifie selon votre politique et la synchronise avec QuickBooks ou Xero.