En Colombie, une facture de vente électronique est validée par la DIAN avant d'arriver chez l'acheteur, et chacune reçoit un CUFE (código único de factura electrónica), un code de 96 caractères imprimé avec un code QR sur la représentation graphique de la facture. L'un ou l'autre permet de retrouver la facture dans les registres de la DIAN.
Retrouver une facture par son CUFE
Ouvrez le catalogue de facturation électronique de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co) et choisissez la recherche de document. Collez le CUFE, ou lisez le code QR, qui ouvre la recherche avec le CUFE déjà saisi. La page peut aussi demander le numéro d'identification fiscale de l'émetteur ou du destinataire. Le résultat montre la facture, si la DIAN l'a validée et les événements qui s'y rattachent.
Télécharger les factures reçues
Une entreprise se connecte au même catalogue avec un lien envoyé à l'adresse courriel inscrite à son RUT. Elle y liste les documents reçus sur une période et les télécharge en PDF ou en XML.
L'acuse de recibo et les autres événements
Pour les factures vendues à crédit, l'acheteur génère l'acuse de recibo (accusé de réception de la facture) et la réception des biens ou services sous forme d'événements électroniques, par son logiciel, un fournisseur technologique ou l'outil gratuit de la DIAN. Ces événements sont inscrits dans RADIAN, le registre de la DIAN pour les factures négociées comme titres.
Les tickets de caisse
Les tickets de caisse (tiquetes POS) sont devenus des documents équivalents électroniques, déclarés à la DIAN avec leur propre code (CUDE). Pour justifier une dépense, demandez à la caisse une facture électronique au nom de l'entreprise.
Garder le reste
Le catalogue de la DIAN garde les factures émises à votre NIT. Smartbills garde tout le reste : photographiez un ticket dans l'application ou transférez un reçu reçu par courriel, et chacun est conservé avec ses articles, chaque taxe et le total.