En Colombia, la DIAN valida cada factura electrónica de venta antes de que llegue al comprador y le asigna un CUFE, el código único de factura electrónica: 96 caracteres que aparecen con un código QR en la representación gráfica. Con cualquiera de los dos puedes comprobar que la factura es real y que la DIAN la validó.
Qué es el CUFE
Es el identificador de esa factura en los registros de la DIAN. Dos facturas no comparten CUFE, y una representación gráfica sin CUFE o con un CUFE que no aparece en la DIAN no corresponde a una factura electrónica validada.
Verificar la factura
- Entra al catálogo de facturación electrónica de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co) y elige buscar documento.
- Pega el CUFE. Si tienes la factura impresa o en PDF, escanea el código QR, que abre la consulta con el CUFE ya cargado.
- Si te lo pide, escribe el número de identificación del emisor o del receptor.
- Revisa el resultado: la factura, si fue validada por la DIAN y los eventos que tiene registrados.
Descargar las facturas que recibió tu empresa
Una empresa ingresa al mismo catálogo con un enlace que llega al correo registrado en su RUT. Ahí puede listar los documentos recibidos en un rango de fechas y descargarlos en PDF o XML.
Acuse de recibo y eventos
En las ventas a crédito, el comprador genera el acuse de recibo de la factura y el recibo de los bienes o servicios como eventos electrónicos, desde su software, un proveedor tecnológico o la solución gratuita de la DIAN. Esos eventos quedan en RADIAN, el registro de la DIAN para las facturas que circulan como título valor.
Tiquetes POS
El tiquete de máquina registradora POS pasó a ser un documento equivalente electrónico, que se informa a la DIAN con su propio código (CUDE). Si necesitas soportar el gasto, pide en la caja factura electrónica a nombre de tu empresa.
Guarda el resto
El catálogo de la DIAN tiene las facturas emitidas a tu NIT. Smartbills guarda todo lo demás: toma una foto de un tiquete en la app o reenvía un recibo que llegó por correo, y cada uno queda guardado con sus productos, cada impuesto y el total.