En México una factura solo existe cuando un PAC la timbra y la envía al SAT. Por eso el SAT tiene una copia de cada CFDI, y tanto quien la emite como quien la recibe pueden recuperar el XML. A eso se le llama descarga masiva, y es la forma de tener todas tus facturas sin depender de que cada proveedor te las mande.
Descarga desde el portal del SAT
- Entra a Consulta y recuperación de comprobantes en el portal del SAT con tu e.firma o tu contraseña.
- Elige Consultar facturas recibidas (o emitidas).
- Busca por rango de fechas o por folio fiscal y, si quieres, por RFC del emisor.
- Selecciona los resultados y descarga los XML. También puedes bajar la representación impresa en PDF de cada uno.
Según la documentación del SAT, el portal permite hasta 2,000 XML por día y hasta 1,000,000 de registros de metadatos por consulta, con información histórica de hasta cinco años más el ejercicio en curso. Si un periodo tiene más facturas, divídelo en rangos más cortos.
Descarga masiva con el servicio web
Para volúmenes grandes, los sistemas contables usan el servicio web de descarga masiva del SAT. Requiere una e.firma vigente, y solo el emisor o el receptor de los CFDI puede pedirlos. Funciona en cuatro pasos: autenticación, solicitud de descarga por periodo, verificación de la solicitud y descarga de los paquetes. El SAT tiene hasta 48 horas para procesar cada solicitud, y una solicitud repetida con los mismos parámetros tiene un límite de veces.
Verificar un CFDI
Para saber si una factura es válida, usa el verificador de CFDI del SAT: captura el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor, el RFC del receptor y el total. El resultado dice si el comprobante está vigente o cancelado.
Por qué tus tickets no aparecen
El ticket de una tienda o un restaurante no es un CFDI a tu nombre. Si no pides factura, la venta se incluye en una factura global al público en general (RFC XAXX010101000), que no puedes descargar ni deducir. Para deducir la compra, entra al portal de facturación del comercio con los datos del ticket y pide la factura dentro del plazo que te dé. Desde ese momento es un CFDI a tu RFC y aparece en la descarga masiva.
Guarda también los tickets
Mientras el ticket no se factura, el papel es tu única copia y se borra pronto. Toma una foto en la app de Smartbills o reenvía el correo de una tienda en línea, y el comprobante queda guardado con sus artículos, impuestos y total, para que no se pierda antes de facturarlo.