Comment obtenir une facture Microsoft 365

Le rôle qu'il vous faut

Pour suivre ces étapes, Microsoft exige au minimum le rôle d'administrateur de facturation. Un utilisateur ordinaire de Teams, d'Outlook ou de Word ne voit pas les factures de l'organisation. Si personne au bureau n'a ce rôle, l'administrateur général peut l'attribuer depuis la gestion des rôles.

Trouver la facture selon la vue du centre

Le chemin change selon l'affichage du Centre d'administration :

• En vue simplifiée, sélectionnez Produits, puis Afficher les factures.
• En vue Tableau de bord, allez à Facturation, puis Factures et paiements.

Une entreprise qui a plusieurs comptes de facturation choisit le bon avec Modifier le compte de facturation. Si la liste semble vide, élargissez la plage de dates avant de conclure qu'une facture manque.

Ce que montre la page de détails

La page de détails affiche le montant dû et la date de paiement, la période de facturation, le profil et le compte de facturation, puis un résumé des frais, crédits et taxes avec le total. Sous ce résumé, chaque transaction porte un type : Achat pour une première commande, Paiement mensuel pour le cycle récurrent, Ajouter une quantité quand vous ajoutez des licences, Crédit quand un crédit s'applique. Notez que la version en ligne et le PDF téléchargé ne sont pas présentés de la même façon. Pour vos livres, gardez le PDF.

Le reçu fiscal, quand il existe

Dans certaines juridictions, un reçu fiscal accompagne la facture. Il apparaît alors comme option Télécharger le reçu fiscal dans le menu contextuel à côté du numéro de facture. Si l'option n'est pas là, la facture reste le document de référence pour la TPS et la TVQ payées.

Recevoir les factures par courriel

Microsoft permet de choisir qui reçoit la facture et de l'obtenir en pièce jointe. Ce réglage se trouve dans la gestion des notifications de facturation du même centre. C'est utile si la comptabilité n'a pas accès à la console.

Smartbills et vos factures Microsoft

Chaque mois, la facture Microsoft 365 arrive pendant que le relevé de carte montre seulement un débit. Smartbills peut se connecter au Centre d'administration avec vos accès et y chercher chaque PDF grâce à la récupération de factures. Si la facture arrive plutôt en pièce jointe, la capture de reçus par courriel la classe à sa sortie de votre boîte. Les licences payées par un employé sur sa carte se remboursent ensuite dans un rapport de dépenses.