Comment obtenir une facture Iron Mountain

Invoice Gateway, le portail des factures

Iron Mountain présente Invoice Gateway comme l'outil pour simplifier l'accès aux factures, le paiement et les rapports de facturation. La partie archives sert d'outil de recherche : chaque facture s'y télécharge en PDF, et les fichiers de données facilitent l'import dans un logiciel comptable. La page canadienne annonçait aussi un portail de paiement pour voir le solde par facture, payer en ligne et planifier des paiements; vérifiez dans votre accès ce qui est offert.

La copie de versement et le code de client

La première page de la facture est la copie de versement. Elle réunit la date de paiement, l'adresse de versement, votre code de client, la liste des factures comprises, le solde courant et le montant à payer après l'échéance, frais de retard compris. Joignez-la à votre paiement; sinon, inscrivez au moins le numéro de facture sur le chèque. Le code de client est demandé dans toute correspondance avec Iron Mountain.

Lire le reste de la facture

On y trouve le numéro de facture, la date d'émission, la période de prestation, l'identification du compte et le numéro de commande. Le détail des frais figure à la page deux. Quand des demandes de déchiquetage sont facturées, un certificat de destruction apparaît sur la copie de versement et sur la copie du client : conservez-le avec la facture, il prouve que les documents ont été détruits.

Les rapports joints à la facture

Plusieurs rapports peuvent accompagner la facture. Le rapport Facturation/Activité détaille les opérations, le Rapport des totaux répartit les frais entre comptes, divisions ou services, et le Rapport détaillé des transactions facturées donne le niveau le plus fin. Ce dernier se consulte dans le portail Iron Mountain Connect ou arrive par courriel.

Une facture par division ou par service

Si chaque division paie séparément, Iron Mountain peut émettre des factures distinctes, envoyées à des adresses ou des personnes différentes. Toute activité liée à un code de service invalide est facturée au service principal du compte : vérifiez les codes sur vos demandes.

Les factures Iron Mountain réparties entre vos services

Notre agent IA se connecte à Invoice Gateway avec vos identifiants et télécharge chaque PDF grâce à la récupération de factures. Les rapports qui arrivent par courriel sont classés par la capture de reçus par courriel. Une facture payée par un gestionnaire pour son service se rembourse ensuite par une note de frais, avec le certificat de destruction joint.