Comment obtenir une facture Aircall

Les droits de propriétaire, condition d'accès

Aircall limite la section facturation aux propriétaires. Un agent qui répond aux appels toute la journée ne la voit pas, même s'il utilise la ligne la plus coûteuse de l'équipe. Si la personne qui tient les livres n'a pas ce rôle, un propriétaire doit lui transmettre les PDF ou l'ajouter comme destinataire des factures.

Lire le tableau des factures

Le tableau regroupe les factures et les notes de crédit émises. On y trouve le Nom du document, la Date, le Type, le Montant et le Statut. Les statuts possibles sont Ouvert, Payé en totalité, Non payé et Appliqué.

Un détail piège souvent la conciliation : une facture payée en partie affiche toujours son montant d'origine complet. Le chiffre de la colonne Montant n'indique donc pas ce qui a réellement été débité. Comparez avec votre relevé bancaire avant de marquer la facture comme réglée.

Le rapport d'utilisation en CSV

À côté du PDF, une icône Excel télécharge le rapport d'utilisation lié à la facture, au format CSV. C'est le fichier à garder si vous répartissez les frais de téléphonie entre plusieurs équipes ou clients. Aircall conserve ces rapports 90 jours dans l'onglet. Au-delà, il faut écrire au soutien à la clientèle. Le plus simple reste de le télécharger chaque mois en même temps que la facture.

Envoyer les factures à la comptabilité

Dans Mon entreprise puis Facturation, l'option Envoyer les factures à définit qui reçoit les factures. Ces destinataires reçoivent aussi les rappels quand un paiement est en retard. Seuls les propriétaires peuvent modifier cette liste. L'aide d'Aircall mentionne trois façons de régler : la carte de crédit, le prélèvement automatique et le virement bancaire.

Smartbills et la téléphonie Aircall

Une facture Aircall arrive chaque mois, accompagnée d'un CSV qui disparaît après 90 jours. Smartbills peut ouvrir votre tableau de bord avec vos accès et y récupérer le PDF grâce à la récupération de factures. Si les factures arrivent déjà dans la boîte de la comptabilité, la capture de reçus par courriel les classe au fil de l'eau. Les lignes payées par un employé se remboursent ensuite dans un rapport de dépenses.