Envoyer une facture, c'est trois petites tâches : un document complet, envoyé à la personne qui paie vraiment, avec une façon simple de vous payer. Quand ces trois éléments sont en place, la plupart des factures se paient à temps sans aucune relance. Ce guide s'adresse aux travailleurs autonomes et aux petites entreprises du Québec et du reste du Canada.
Avant l'envoi : ce que la facture doit contenir
Peu importe l'outil, une facture devrait indiquer :
- Un numéro de facture qui suit le précédent, pour que vous et votre client retrouviez le même document plus tard.
- La date de la facture et la date d'échéance, ou les conditions de paiement (par exemple 30 jours net).
- Le nom et l'adresse de votre entreprise, et le nom de votre client.
- Ce que vous avez fourni : une ligne par produit ou service, avec la quantité et le prix.
- Chaque taxe sur sa propre ligne, et le total.
- Comment vous payer : un lien de paiement, vos coordonnées bancaires ou l'adresse pour les chèques.
Votre client a besoin de certains de ces renseignements pour récupérer les taxes qu'il vous a payées. Revenu Québec les exige selon la valeur totale de la vente, taxes comprises :
- Moins de 100 $ : votre nom ou celui de l'entreprise, la date, le total, le montant de la TVQ et une description du bien ou du service (pour la TVQ).
- De 100 $ à 499,99 $ : en plus, le montant des taxes et vos numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ.
- 500 $ ou plus : en plus, le nom de l'acheteur et les conditions de paiement, et la description devient obligatoire pour les deux taxes.
Si votre prix inclut la TPS et la TVQ, indiquez-le pour chaque fourniture taxable. Hors Québec, l'Agence du revenu du Canada applique les mêmes seuils pour la TPS/TVH : le numéro d'inscription et la taxe à partir de 100 $, le nom de l'acheteur, une brève description et les conditions de paiement à partir de 500 $.
Envoyer une facture par courriel, étape par étape
- Enregistrez-la en PDF. Un PDF s'affiche de la même façon partout et ne se modifie pas par erreur. Un fichier Word ou Excel, oui.
- Nommez le fichier clairement. Par exemple Facture-1042-Clinique-Riverain.pdf : facile à retrouver dans une boîte de réception pleine, et dans vos propres dossiers.
- Envoyez-la à la personne qui paie. Chez un client plus gros, c'est souvent une adresse des comptes fournisseurs, pas la personne avec qui vous avez travaillé. Demandez-le une fois, au début du mandat, et mettez les deux personnes en copie.
- Écrivez un objet qui dit tout. Le numéro de facture, le nom de votre entreprise, le montant et la date d'échéance.
- Gardez le message court. Ce que la facture couvre, le montant, l'échéance et comment payer.
- Joignez le PDF et ajoutez le lien de paiement si vous en avez un. Un lien pour payer par carte transforme le paiement en un seul clic.
- Notez l'envoi. Inscrivez la date dans votre liste de factures, pour savoir quand relancer.
Un courriel d'envoi de facture à copier
Objet : Facture 1042 de Design Rivière, 1 150,00 $ payable le 20 novembre
Bonjour Dana,
Vous trouverez ci-joint la facture 1042 pour les mises à jour du site Web d'octobre, au montant de 1 150,00 $, TPS et TVQ comprises. Elle est payable le 20 novembre. Vous pouvez la régler par carte ou par débit préautorisé avec le lien ci-dessous, ou par virement au compte indiqué sur la facture.
Merci encore, et n'hésitez pas à me dire si quelque chose doit être corrigé.
Sam
Adaptez le ton à votre client. L'important, c'est que le numéro, le montant, l'échéance et le moyen de paiement figurent dans le courriel lui-même : personne n'a besoin d'ouvrir la pièce jointe pour comprendre ce qu'on lui demande.
Quand envoyer une facture
Envoyez-la dès que le travail est livré ou que l'étape prévue est atteinte, pendant que le mandat est encore frais dans l'esprit de votre client. Quelques façons de faire courantes :
- Mandat ponctuel : le jour de la livraison.
- Travail continu : le même jour chaque mois, pour que la comptabilité de votre client s'y attende.
- Projet plus long : à chaque étape prévue dans la soumission.
- Acompte ou provision : avant le début du travail. C'est correct si votre client l'a accepté. Indiquez clairement qu'il s'agit d'un acompte, pour qu'on ne le confonde pas avec la facture finale.
Les autres façons d'envoyer une facture
Le courriel est la norme, mais pas la seule voie. Un logiciel de facturation envoie la facture pour vous avec un lien de paiement et vous dit si elle a été ouverte. Certains gros clients demandent à leurs fournisseurs de déposer les factures dans leur propre portail. Des applications de paiement comme PayPal et Square ont leur propre outil de facturation. Et le papier fonctionne encore : si vous postez une facture, envoyez aussi le PDF par courriel, pour qu'une copie ne puisse pas se perdre.
Après l'envoi : relancer sans malaise
Une facture en retard a souvent tout simplement été oubliée. Un rappel court et cordial règle généralement la question :
- Quelques jours avant l'échéance : un rappel, avec la facture jointe de nouveau.
- Le jour de l'échéance : un mot pour dire qu'elle est due aujourd'hui, avec le lien de paiement.
- Une semaine après : une question directe pour savoir si quelque chose bloque.
Chaque rappel reste poli et précis, avec le numéro de facture et le montant. Si vos conditions prévoient des frais de retard, mentionnez-les seulement après l'échéance, et seulement s'ils faisaient partie des conditions convenues.
Faites-en une maintenant, ou laissez Smartbills les envoyer
Pour une facture à la fois, le générateur de factures gratuit la prépare dans votre navigateur et l'enregistre en PDF, sans compte et sans rien téléverser. Vous l'envoyez ensuite vous-même en suivant les étapes ci-dessus.
Si vous facturez chaque mois, la facturation Smartbills s'occupe de l'envoi. Vous montez la facture à partir de votre catalogue, la TPS, la TVQ, la TVH ou la TVP est calculée ligne par ligne, et votre client reçoit le PDF par courriel avec un lien pour payer par carte ou par débit préautorisé. Vous voyez quand il l'a ouverte, des rappels partent avant et après l'échéance jusqu'au paiement, et les factures récurrentes partent selon le calendrier que vous fixez.