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Modèle de rapport de dépenses gratuit pour Excel et Sheets

Saisissez vos dépenses et téléchargez un rapport pour Excel ou Google Sheets, avec tous les totaux déjà calculés.

Un homme photographie un document avec son téléphone

Ce qui va dans un rapport de dépenses

  • Qui réclame, la période et le motif
  • Chaque dépense avec sa date, son commerçant et sa catégorie
  • Le montant et les taxes de chaque ligne
  • Ce que vous avez payé, moins toute avance
  • Le montant qui vous est dû

Remplissez votre rapport de dépenses

Détails du rapport

Dépenses

Une ligne par reçu. Pour un trajet en voiture, choisissez Frais kilométriques et entrez la distance.

  • Dépense 1

Totaux du rapport

Montant qui vous est dû

0,00 $CA

Dépenses remboursables moins votre avance.

Total des dépenses0,00 $CA
Dont taxes0,00 $CA
Remboursable0,00 $CA
Avance-0,00 $CA

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Ce que vous obtenez

ABCDEFGHIJ
1Rapport de dépenses
2Employé
3Période2026-10-012026-10-30
4Motif professionnel
5DeviseCAD
6
7Dépenses
8DateCommerçantCatégorieDescriptionDistanceTauxMontantTaxesTotalRemboursable
92026-10-30Repas et représentationƒxOui
10ƒx
11ƒx

Comment remplir un rapport de dépenses

Un rapport de dépenses est une seule demande : ce que vous avez dépensé pour le travail sur une période donnée, et ce que vous voulez vous faire rembourser. Votre gestionnaire ou l'équipe des finances doit pouvoir l'approuver sans vous poser de question. Voici les quatre étapes pour y arriver.

  1. Indiquez qui et quand

    Entrez votre nom, les dates couvertes par le rapport et le motif des dépenses, par exemple une visite client ou un congrès. C'est la première ligne que lit la personne qui approuve.

  2. Ajoutez chaque dépense

    Une ligne par reçu : date, commerçant, catégorie, courte description, montant avant taxes et taxes. Pour un trajet en voiture, choisissez Frais kilométriques et entrez la distance. Le taux est prérempli en CAD et en USD.

  3. Indiquez ce que vous avez payé vous-même

    Laissez Remboursable coché pour tout ce que vous avez payé de votre poche. Décochez-le pour ce que l'entreprise a déjà payé. La dépense figure quand même au rapport, sans être remboursée deux fois.

  4. Déduisez l'avance et téléchargez

    Si vous avez reçu de l'argent avant le déplacement, entrez-le comme avance. Le montant dû correspond à vos dépenses moins cette avance. Téléchargez le fichier, joignez vos reçus et envoyez-le pour approbation.

Foire aux questions

Qui fait la demande, la période couverte et le motif professionnel, puis une ligne par dépense avec la date, le commerçant, la catégorie, le montant et les taxes. Il se termine par le total, la part qui vous est due, toute avance déjà reçue et une ligne de signature pour la personne qui approuve. Gardez les reçus avec le rapport.

C'est le total des lignes marquées remboursables, moins l'avance éventuelle. Si l'avance dépasse vos dépenses, le montant est négatif et indique ce que vous devez rendre à l'entreprise.

Oui. Le fichier compte 25 lignes vides sous les vôtres, et tous les totaux les incluent. Entrez une nouvelle dépense dans l'une d'elles et les sous-totaux et le montant dû se mettent à jour. Pour le kilométrage, remplissez Distance et Taux et laissez Montant vide.

Oui. Excel ouvre le CSV directement, et Google Sheets l'importe par Fichier → Importer. Vous pouvez aussi éviter le téléchargement : utilisez le bouton de copie et collez dans une feuille vide.

Un suivi est un registre que vous tenez toute l'année. Un rapport est une seule demande pour une seule période, que vous soumettez pour approbation et remboursement. Pour la version sur l'année, le modèle de suivi des dépenses est conçu pour ça.

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