Modèle de politique de dépenses bâti sur vos limites
Fixez votre seuil de reçus, vos limites de dépenses et vos approbateurs. Vous obtenez une politique écrite en langage clair, à envoyer à votre équipe le jour même.
Ce que couvre la politique
- Quand un reçu est exigé
- Les limites de dépenses par catégorie
- Qui approuve quoi
- Le délai pour soumettre une réclamation
- Ce qui n'est jamais remboursé
Composez votre politique de dépenses
Votre entreprise
Règles générales
Limites par catégorie
Laissez la limite vide pour les catégories approuvées sur facture plutôt que par plafond.
Votre politique
# Politique de dépenses de Acme inc. _En vigueur le 30 octobre 2026_ ## 1. Objet La présente politique précise ce que Acme inc. rembourse, les limites applicables et la façon de soumettre une réclamation. Elle vise tout employé et tout contractuel qui engage une dépense pour le compte de l'entreprise. ## 2. Principes Dépensez l'argent de l'entreprise avec le même soin que le vôtre. Une dépense est remboursable lorsqu'elle est nécessaire à votre travail, raisonnable quant au montant et conforme aux limites ci-dessous. Lorsqu'une situation sort de cette politique, demandez avant d'engager la dépense, pas après. ## 3. Reçus Un reçu détaillé est exigé pour toute dépense supérieure à 25 $CA. Une ligne de relevé de carte n'est pas un reçu : elle indique le montant, pas ce qui a été acheté. Lorsqu'un reçu est véritablement introuvable, joignez une explication écrite à la réclamation. Les catégories suivantes exigent un reçu quel que soit le montant : repas et représentation, transport aérien, hébergement, logiciels et abonnements, fournitures de bureau, ordinateurs et équipement, publicité et marketing, honoraires professionnels, formation et perfectionnement, cadeaux clients, activités d'équipe et autre. ## 4. Limites par catégorie Les limites ci-dessous s'appliquent par transaction, sauf indication contraire. - **Repas et représentation**, 75 $CA - **Transport aérien**, 1 200 $CA - **Hébergement**, 300 $CA - **Transport terrestre**, 100 $CA - **Frais kilométriques**, Aucune limite fixe (approuvée sur facture) - **Logiciels et abonnements**, 500 $CA - **Fournitures de bureau**, 250 $CA - **Ordinateurs et équipement**, 2 500 $CA - **Publicité et marketing**, Aucune limite fixe (approuvée sur facture) - **Honoraires professionnels**, Aucune limite fixe (approuvée sur facture) - **Formation et perfectionnement**, 1 500 $CA - **Téléphonie et Internet**, 150 $CA - **Cadeaux clients**, 100 $CA - **Activités d'équipe**, 100 $CA - **Frais bancaires et de traitement**, Aucune limite fixe (approuvée sur facture) - **Autre**, 100 $CA ## 5. Approbation Les dépenses jusqu'à 500 $CA sont approuvées par votre gestionnaire immédiat. Au-delà de 5 000 $CA, l'approbation des finances est également requise avant paiement. Nul n'approuve ses propres dépenses, ni une dépense dont il tire un avantage personnel. ## 6. Soumettre une réclamation Soumettez vos réclamations dans les 30 jours suivant la dépense. Les réclamations tardives peuvent être refusées, et celles qui visent un exercice clos le seront. Indiquez la date, le commerçant, le montant, le motif d'affaires et, pour les repas en groupe, les personnes présentes. ## 7. Ce qui n'est pas remboursable Les dépenses personnelles, les amendes et contraventions, les surclassements non approuvés au préalable, les divertissements personnels, ainsi que toute dépense déjà remboursée par un client ou un tiers. ## 8. Questions Adressez à l'équipe des finances tout cas que la politique ne couvre pas, avant d'engager la dépense.
Comment rédiger une politique de dépenses
Une politique que les gens suivent vraiment est courte, précise sur les montants et claire sur qui approuve quoi. Réglez les quatre points ci-dessous et le générateur en tire le document complet.
Posez les bases
Nom de l'entreprise, devise et date d'entrée en vigueur. Ces éléments reviennent dans tout le document, pour que ce que vous envoyez se lise comme votre politique et non comme un gabarit qu'on a oublié de remplir.
Fixez un seuil de reçu
C'est le montant au-delà duquel un reçu détaillé est exigé. La plupart des entreprises choisissent entre 25 $ et 75 $ ; plus le seuil est bas, plus vous obtenez de détail, mais plus vous passez de temps à réclamer des reçus.
Plafonnez par catégorie
Les plafonds conviennent aux dépenses courantes et discrétionnaires comme les repas et les taxis. Laissez les honoraires et la publicité sans plafond, puisqu'ils s'approuvent facture par facture et qu'un plafond pousse seulement à fractionner un achat en deux.
Définissez qui approuve quoi
Fixez deux seuils : celui où le gestionnaire doit approuver, et celui où les finances doivent approuver aussi. Le document énonce les deux, ainsi que la règle voulant que personne n'approuve ses propres dépenses.
Foire aux questions
Autres outils gratuits
- Modèle de suivi des dépensesTéléchargez un tableau de suivi des dépenses prêt à l'emploi pour Excel ou Google Sheets.
- Calculateur d'indemnité journalièreEstimez les indemnités de repas et d'hébergement pour un voyage d'affaires.
- Calculateur d'indemnité kilométriqueCalculez le remboursement kilométrique aux taux ARC et IRS en vigueur.
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Des limites vérifiées au moment d'acheter
Une politique écrite ne fonctionne que si on la lit. Smartbills applique vos limites au moment de l'achat, alors la dépense hors politique est bloquée quand la carte est utilisée au lieu d'être découverte en fin de mois.