Pour les cabinets comptables
Une seule connexion pour tous vos clients, sociétés de gestion comprises. Reçus et factures arrivent imputés dans chaque dossier, TPS/TVH et TVQ ventilées, et la fin de période commence à la révision.
Les reçus des commerçants du réseau, des boîtes de courriel et des portails fournisseurs arrivent dans le bon client et la bonne entité, imputés avec les taxes ventilées.
Votre équipe passe d'un dossier client à l'autre avec une seule connexion, et un client qui a une société de gestion, une société d'exploitation et un immeuble locatif obtient trois entités plutôt que trois comptes. Chaque entité garde son plan comptable, sa devise et l'état de sa fermeture, puis se consolide quand vous avez besoin du portrait complet.
Les commerçants du réseau Smartbills envoient le reçu détaillé au moment où le client paie. Les reçus envoyés par courriel sont récupérés dans la boîte Gmail, Outlook ou Zoho du client, et les factures récurrentes des fournisseurs sont téléchargées dans leur portail avant l'échéance. Le client n'a rien à photographier, et vous n'écrivez plus de courriels de relance.
Un reçu canadien porte deux ou trois taxes, et une demande de crédits de taxe sur les intrants (CTI) ou de remboursements de la taxe sur les intrants (RTI) en a besoin de chacune. Smartbills conserve les lignes de taxe et les numéros d'inscription du fournisseur tels qu'ils figurent sur le reçu. La déclaration de taxes s'appuie sur des pièces, pas sur un pourcentage du total.
Chaque transaction arrive avec un compte suggéré selon la façon dont ce client a imputé le même fournisseur auparavant, dans son propre plan comptable, pas selon une norme sectorielle. Un fournisseur jamais imputé est signalé pour révision au lieu d'être deviné, ce qui garde les habitudes d'un client hors des livres d'un autre.
Quand une ligne bancaire ou de carte passe, Smartbills la rapproche du reçu ou de la facture correspondante. Ce qui reste ouvert en fin de période est une courte liste de vraies exceptions, chacune indiquant ce qui a été trouvé et ce qui manque, au lieu d'un compte d'attente à démêler.
Vos clients gardent QuickBooks en ligne, Xero, Sage ou NetSuite, et le cabinet continue de travailler là où il travaille déjà. Les écritures sont passées après votre révision, pièce jointe, et personne ne tient une deuxième copie des livres dans un chiffrier entre le client et le grand livre.
Les employés de vos clients prennent leur reçu en photo ou laissent leur boîte de courriel l'envoyer, un gestionnaire approuve la demande, et la dépense arrive au dossier du client imputée, taxes ventilées et reçu joint.
Pourquoi les équipes changent
Chaque mois, on écrit aux mêmes clients pour les mêmes reçus, et aucune de ces heures n'est facturable.
Les reçus viennent du commerçant et de la boîte courriel du client au moment de l'achat. Le dossier se remplit seul et votre liste de demandes se limite à ce qui n'a pas pu être récupéré.
La moitié de nos clients ont une société de gestion, une société d'exploitation et un immeuble locatif, et chacune a sa propre connexion.
Tous vos clients et toutes leurs entités sont réunis sous une seule connexion du cabinet. Chaque entité garde son plan comptable et sa devise, et on passe de l'une à l'autre en un clic.
Un relevé de carte montre un total. Il ne montre pas la TPS et la TVQ dont on a besoin pour appuyer la demande.
Les lignes du reçu arrivent avec la TPS/TVH, la TVQ et la TVP séparées. Les CTI et les RTI s'appuient sur la pièce elle-même, pas sur une estimation.
Avant et après
La même tenue de livres mensuelle, comparée à la façon dont la plupart des cabinets recueillent les pièces aujourd'hui.
| Capability | Courriels et dossiers partagés | Avec Smartbills |
|---|---|---|
| Comment les reçus arrivent au dossier | Photos et transferts, surtout en fin de période | Du commerçant ou de la boîte courriel du client, au moment de l'achat |
| Factures récurrentes des fournisseurs | Téléchargées à la main dans chaque portail | Récupérées dans le portail selon un calendrier |
| TPS/TVH et TVQ | Lues sur l'image ou estimées | Lignes distinctes tirées du reçu |
| Clients à plusieurs entités | Une connexion par société | Toutes les entités sous une connexion du cabinet |
| Imputation | Saisie transaction par transaction | Suggérée à partir de l'historique du client |
| Rapprochement bancaire | Fait d'un coup en fin de période | Au fil des transactions |
| Passage au grand livre | Fichiers d'importation ou saisie manuelle | Écritures passées dans le grand livre du client après révision |
Commencez avec un client et un mois. Rien ne change dans le grand livre du client tant que vous ne l'avez pas approuvé.
Créez son entreprise depuis l'accès de votre cabinet, ou faites-vous inviter par le propriétaire. Ajoutez chaque entité qu'il exploite.
Reliez QuickBooks Online, Xero, Sage ou NetSuite. Smartbills utilise le plan comptable que le client a déjà.
Le client branche une fois sa boîte courriel et ses flux bancaires ou de cartes. Les reçus des commerçants et les factures récupérées arrivent ensuite d'eux-mêmes.
Les pièces arrivent imputées, taxes ventilées. Vous confirmez, et les écritures passent au grand livre du client.
Intégrations
Votre logiciel comptable, vos flux bancaires et votre programme de cartes, avec une synchronisation dans les deux sens.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
L'infrastructure qui transforme chaque vente à la caisse en reçu détaillé, hébergé en ligne et livré par application, texto, courriel ou API.
Connectez Gmail, Outlook, Zoho Mail ou IMAP. Recueillez automatiquement les reçus et les factures des dossiers de votre choix, y compris Archives et Indésirables.
Les factures qui n'existent que sur les portails fournisseurs, téléchargées selon un horaire et remises aux comptes fournisseurs pendant qu'il reste du temps pour les approuver.
Logiciel d'automatisation comptable qui impute vos transactions et enregistre les écritures dans votre logiciel comptable le jour même.
Des comparaisons côte à côte avec les outils que les cabinets considèrent le plus souvent, y compris les cas où ils conviennent mieux.
Dext collecte les documents qu'on envoie au cabinet comptable. Smartbills reçoit le reçu numérique du commerçant au moment même du paiement.
Hubdoc dépose les documents dans Xero et s'arrête là. Smartbills ajoute reçus numériques, politique de dépenses, cartes et comptes fournisseurs autour.
Pour les cabinets et les entreprises qui veulent trouver leurs reçus automatiquement et qui hésitent entre fouiller les boîtes courriel et recevoir le reçu du commerçant.
Pour les entreprises québécoises sur Acomba ou Acomba GO qui se demandent si les reçus et les dépenses vont dans le grand livre ou avant lui.
Un programme de cartes d'entreprise avec la gestion des dépenses bâtie autour. Tout se joue sur ce qu'un flux de cartes peut dire, ou non.
Cartes et services bancaires pour sociétés américaines. Cette comparaison porte sur la pièce justificative derrière chaque transaction.
FAQ
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Get started
Mettez un client sur Smartbills pendant un mois et comparez ce qui arrive au dossier avec ce que vous receviez avant.
