Comment lire et obtenir un relevé de compte Communauto

Le relevé mensuel

Le relevé comprend la liste des trajets faits durant la période par vous et par les coabonnés liés au compte, ou par les conducteurs autorisés d'un abonnement corporatif. Les autres transactions, comme la facturation d'un forfait, un crédit ou un paiement, sont présentées dans des sous-sections séparées, chacune avec sa description.

Les coûts sont présentés hors taxes, pour qu'on puisse refaire les calculs à la main ou avec le calculateur en ligne. Pour vos dossiers, notez-le : le montant d'un trajet sur le relevé n'est pas ce qui a été prélevé, les taxes s'ajoutent.

Les transactions plus récentes

Un paiement ou un trajet fait après la fin de la période n'apparaît pas sur le relevé, mais sur le suivant. Pour les voir tout de suite :

1. Connectez-vous à votre compte en ligne ou dans l'application Communauto.
2. Ouvrez la section Facturation.
3. Sélectionnez Solde & Transactions.

C'est pour cette raison que le solde du relevé diffère souvent du solde en ligne. Le « montant dû » affiché en ligne peut indiquer zéro dès que vous êtes à jour, puisque les frais en attente (des trajets terminés mais pas encore facturés) n'y sont pas comptés.

Le paiement

Les montants dus sont prélevés automatiquement sur la carte de crédit inscrite au dossier. Pour les montants facturés mensuellement, le solde du relevé est prélevé quelques jours après l'envoi. Un échec de prélèvement suspend temporairement le service. Pour payer entre deux périodes, par exemple si vous dépassez votre limite de crédit, choisissez Effectuer un paiement dans la section Facturation.

Comptes corporatifs

• Les administrateurs du compte reçoivent le relevé mensuel par courriel. Les conducteurs autorisés n'y ont pas accès.
• Payé par carte de crédit, tout montant dû est prélevé le jour ouvrable suivant. Par chèque ou virement, il faut payer avant la date limite du relevé.
• Chaque compte créé pour l'organisation a son propre relevé mensuel.
• Les trajets sont regroupés par conducteur, en ordre chronologique. Pour les véhicules en station réservés, vous pouvez demander aux conducteurs d'inscrire une note sur la raison du déplacement.

Cette note est précieuse : elle documente le motif d'affaires de chaque trajet, ce qui justifie la dépense lors d'une vérification.

Trajets hors Québec

Chaque succursale est indépendante pour la facturation. Si vous êtes inscrit au Québec, les montants prélevés pour des trajets faits en Ontario n'apparaissent pas dans le solde de votre compte québécois. Attendez le relevé mensuel pour en voir le détail.

Le relevé Communauto classé chaque mois

Le relevé mensuel arrive par courriel au répondant ou aux administrateurs. Avec la capture de reçus par courriel, Smartbills le repère dans cette boîte et le classe avec la période et le montant. Pour suivre aussi les transactions entre deux relevés, connectez le compte Communauto : notre agent IA consulte la section Facturation et récupère les documents grâce à la récupération de factures, sans que chaque conducteur ait besoin d'un accès.